Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Примеры заполнения бумажной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?
Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.
Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.
Корректировки в титульном листе
В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.
Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:
- произошла смена фамилии (например, после замужества);
- получен диплом о дополнительном образовании;
- поменялась профессия или специальность.
Порядок внесения новых данных при этом будет разным:
- старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
- новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.
Исправляем ошибки в ТК
Кроме как на титульном листе, перечёркивать ошибочные данные больше нигде нельзя. При допущенной неточности запись нужно аннулировать (признать недействительной). Как это делается:
- под записью с ошибкой нужно сделать новую запись, со следующим порядковым номером в столбце 1. В столбце 2 прописать текущую дату;
- в столбце 3 указать “запись за №… недействительна” и, при необходимости, написать текст в правильной редакции.
Запись в ТК при увольнении
На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.
В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:
- “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
- “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.
Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:
- по собственному желанию;
- по соглашению сторон;
- из-за закрытия ООО или ИП;
- из-за нарушения дисциплины;
- по сокращению штата;
- в связи со смертью работника, и т.д.
Как вносить исправления в записи
Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.
При смене Ф.И.О. и даты рождения:
- Запрашиваем подтверждающие документы.
- Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
- Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
При получении новой квалификации, профессии, специальности:
- Открываем первую страницу.
- Находим нужное.
- Ничего не зачеркиваем.
- После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
- Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
- Заверяем написанное.
Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:
- Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
- В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
- В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.
При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:
- Открываем нужную страницу.
- Находим ошибку.
- Никаких зачеркиваний!
- Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
- Отмечаем основание внесения поправки.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
В ситуации, когда в трудовой книжке заканчиваются свободные страницы, нынешний начальник дает вкладыш.
В чем заключается его верное оформление:
- начальник выдает вкладыш, если листы для записи закончились (на полях и внизу страниц писать запрещается);
- титульный листок заполняют по дате, когда выдан сам вкладыш, а не по дате, когда была заведена трудовая;
- данные о работнике должны быть в соответствии с настоящим моментом, ведь с момента получения трудовой книжки могло произойти множество изменений в сведениях (изменение фамилии, новые данные об образовании и т.д.);
- на титульном листе внизу должна стоять подпись работодателя и печать должностного лица или самой организации;
- сам вкладыш должен быть подшит к основной трудовой книжке, на первый лист должна быть вынесена информация о всех добавленных листах, а еще написаны серия и номер данного свидетельства.
Структура трудовой книжки
Главный трудовой документ сотруднику выдается при самом первом устройстве на работу. ТК РФ обязует работодателя не позднее 5 дней после того, как новый сотрудник приступит к своим обязанностям, заполнить на него трудовую книжку. Все данные должны основываться на личных документах сотрудника – паспорте, дипломе или аттестате.
Трудовая книжка включает в себя три раздела:
- заглавная (титульная) часть;
- информация о трудовой деятельности;
- данные о поощрениях и награждениях.
Внесение исправлений в подразделы трудовой книжки производится в соответствии с нормативными документами:
- Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» за № 225 от 16.04.2003г. (пункты с 26 по 30);
- Инструкция Министерства труда РФ «О заполнении трудовых книжек»;
- Трудовой кодекс РФ.
На первом развороте трудовой книжке прописываются исходные данные о ее владельце – Ф.И.О. и дата рождения, полученное образование по диплому или аттестату, присвоенная квалификация/профессия.
Каждый этап профессиональной деятельности сотрудника находит свое отражение во втором разделе трудовой книжки – сведениях о работе.
И почти половина трудовой книжки посвящена сведениям о награждениях и поощрениях работника. Наверняка не зря законодательством зарезервирован такой немалый объем — чтобы человек старался и добивался высоких результатов.
Виды ошибок:
- Ошибка в информации о нанимаемом. Неправильные личные данные. Обычно погрешности допускаются ввиду небрежности, невнимательности или при использовании неверных источников.
- Не верно указанные сведения о работе:
- В дате приема на рабочее место.
- Указание наименования компании, отличающееся от прописанного в уставе.
- Ошибка в занесении данных о названии отдела, куда зачисляется человек.
- Если наименование должности не совпадает с указанной в штатном расписании.
- В 4 графе трудовой книжки стоят не верная правильная запись.
- Ошибки, допущенные при совершении оформления приказа о переводе рабочего из одного подразделения в другое.
- При оформлении увольнения:
- Ошибочная дата увольнения.
- Неправильно сформулирована причина увольнения.
- Неверное использование основания.
- Ошибка в написании сведений об акте о принятии решения руководителем фирмы о расторжении трудовых отношений с рабочим.
- Неправильное внесение изменений.
- Ошибки, допущенные при выдаче дубликата ТК или вкладыша к ней:
- Перенесение неверной информации со старой книги.
- Внесение данных на основании неправильных документов.
- При утере некоторых сведений.
- Нет пометки о выдаче дубликата.
- Частичное или полное отсутствие информации на титульном листе вкладыша.
- Начало отсчета заново.
- Отсутствие пометки о выдаче вкладыша
- Неправильный учет и хранение – ошибки в ведении журнала учета движения ТК.
Правовые документы, отражающие порядок заполнения
Прежде чем дать рекомендации по заполнению титульников трудовых книжек, уместно перечислить те правовые акты и документы, в которых закреплены основные положения о внесении записей в трудовые книжки.
- Самый важный документ – это Правила ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», где наиболее широко освещены все нюансы их оформления.
- Другой документ — Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69. В нем отражены правила, которыми необходимо руководствоваться, если при заполнении титульного листа трудовой книги были допущены ошибки.
- В российском Трудовом кодексе также есть статьи, посвященные трудовым книжкам — это статьи под номерами 66, 77-81 и 83-84.
Заполнение титульного листа трудкнижки: нюансы
Есть ряд нюансов заполнения титульного листа трудкнижки. Прежде всего стоит обратить внимание на то, что:
- сотрудник кадровой службы, подписывающий трудкнижку, должен иметь соответствующие полномочия, оформленные приказом директора фирмы (если это не так, то подписывать документ должен директор);
- норму, по которой с апреля 2015 года российские юрлица вправе не использовать в своей работе печать (ст. 2 закона от 6.04.2015 № 82-ФЗ), Роструд не рекомендует распространять на процедуру заполнения трудкнижки (письмо Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1), так что печать ставить нужно в любом случае, а если ее нет — следует завести.
При этом использование фирмой печати должно быть легитимизировано посредством указания сведений о печати в Уставе организации.
Выше мы отметили, что на титульном листе трудкнижки могут указываться сведения о профессии или специальности сотрудника. Основанием для внесения записей в соответствующую графу должен быть документ, подтверждающий наличие у человека необходимых компетенций. Это не всегда может быть диплом о высшем образовании, поскольку занимаемая человеком должность необязательно будет соответствовать квалификации, полученной в вузе. Например, если сотрудник имеет диплом бакалавра по физике и желает стать помощником инженера по безопасности труда, то ему нужно аттестоваться по соответствующей должности — и только после этого в графу о профессии на титульном листе трудкнижки кадровик сможет внести запись. До того момента данную графу можно не заполнять.
Для того чтобы что-то изменить на титульном листе трудкнижки, нужно:
- зачеркнуть прежнюю информацию непрерывной горизонтальной чертой;
- вписать новую информацию чуть выше или на одной строке с прежними данными);
- на странице трудкнижки, примыкающей к обложке, зафиксировать запись, отражающую суть внесенных изменений (например, «Фамилия изменена на фамилию такую-то на основании свидетельства о заключении брака»).
Бланки новых трудкнижек, как правило, продаются с голограммами, которые подлежат наклеиванию на трудкнижку и используются для защиты тех или иных сведений, фиксируемых в документе: однажды наклеенная голограмма не может быть удалена без повреждения документа. Закон не обязывает работодателей задействовать голограммы, но с их помощью можно, к примеру, защитить номер трудовой книжки, подпись ее владельца или фирмы-работодателя.
Какими нормативными актами регулируется заполнение трудовой книжки
Заполнение трудовой книжки регламентируется следующими законодательными актами:
- Постановлением Правительства РФ № 225 о правилах ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановлением Министерства Труда России № 69 о требованиях, предъявляемых к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
- Трудовым Кодексом: статья 66 – о трудовой книжке, ее особенностях; статьи 192 и 193 об ответственности за несоблюдение порядка по ведению трудовой книжки; статья 83 о расторжении трудового договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
- Письмом Роструда № 656-6-0 об ответственности за хранение трудовых книжек.
- Кодексом РФ об Административных Правонарушениях (КоАП РФ): статья 5.27 – о последствиях за неисполнение требований законодательства относительно порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек.
Трудовая книжка выдается руководителем, он назначает специалиста, отвечающего за хранение и заполнение ТК. Трудовой договор и приказ о назначении должны содержать должностную инструкцию. В случае нарушения законодательства ответственность ложится на работодателя.
Иногда работники просят на некоторое время выдать им трудовую книжку (например, чтобы предоставить ее в ПФР). Специалисты отдела кадров и руководители предприятий должны помнить, что в случае потери документа, ответственность целиком и полностью ложится «на их плечи».
Возможные варианты наказания:
- кадровик за нарушение статей 192 и 193 ТК РФ оплачивает штраф в размере 1000–5000 рублей;
- согласно статье 5.27 КоАП РФ на руководителя налагается взыскание от 30 до 50 тысяч рублей или приостанавливается деятельность предприятия на три месяца.
От штрафных санкций не освобождает даже имеющаяся расписка сотрудника об обязательном возврате документа.
Чтобы избежать весьма серьезных и нежелательных взысканий, кадровик может:
- лично предъявить трудовую книжку в нужные инстанции;
- предоставить сотруднику нотариально заверенную копию.
Заполнение трудовой книжки: титульный лист
Титульный лист является «лицом» документа и содержит сведения о сотруднике.
| Строка книжки | Как заполнять |
| ФИО | Для заполнения этих данных выделяется 3 строки, отдельно для фамилии, имени и отчества работника |
| Дата рождения | Дата рождения работника записывается арабскими цифрами, месяц допускается писать словом |
| Образование | В данной строке указывается какое образование получил работник. Записываем среднее, среднее специальное или высшее образование |
| Профессия | В данной строке необходимо прописать какой профессией владеет работник. Она записывается так же, как указано в дипломе |
| Дата открытия трудовой книжки | В этой строке необходимо указать дату первого трудоустройства, то есть тот день, когда книжка заполнялась |
| Подпись сотрудника | После заполнения сведений на титульном листе, работник проверяет их и ставит свою подпись в знак того, что все записано корректно |
| Подпись сотрудника, который заполнял трудовую книжку | Ответственный сотрудник ставит свою подпись |
Внизу листа необходимо поставить печать работодателя – организации или предпринимателя.
В трудовой книжке есть три части:
- на титульном листе записывается информация о работнике,
- во второй части документа записываются данные о предприятиях или организациях, где трудился человек, а также длительность этой деятельности,
- третья часть касается награждений.
За время работы человека на одном предприятии в ТК могут вноситься коррективы, которые связаны:
- с изменением наименования организации (вкл. правовую форму),
- с изменением типа печати (в одной ТК не могут использоваться разные печати).
Титульный лист
При заполнении первой страницы используются данные документации, представленной сотрудником при поступлении на работу.
На титулке записывают:
- ФИО сотрудника,
- дату рождения (числами),
- сведения о полученном образовании (среднее, среднее специальное или высшее),
- профессию (указанную в дипломе),
- ставится дата заполнения ТК,
- подпись работника,
- подпись кадровика,
- гербовая печать предприятия.
Сведения о работе
Важно! Данный раздел является самым большим. В нем насчитывается четыре графы:
- номер записи по порядку (начиная с № 1 и далее),
- дата поступления на работу, дата прочих событий, о которых делается запись,
- непосредственно информационная запись. Речь идет о данных предприятия (полное и сокращенное наименование), название должности (уточняется квалификация) и подразделения. В данной графе делаются записи не только о приеме, но и о переводе сотрудника на другую должность или о факте увольнения. Перечисленные сведения записываются в срок до 7 дней после издания соответствующего приказа. Запись об увольнении делается день в день,
- документальное подтверждение сделанной записи – название приказа, дата издания, номер (запись делается только в таком порядке).
Дополнительные сведения
В раздел, касающийся сведений о работе, могут вноситься дополнительные сведения:
- информация о работе по совместительству (делается по желанию работника). Запись делается на основании документации, выданной предприятием, на котором сотрудник работает по совместительству. Правила заполнения сведений соответствуют тем, что используются при записи данных об основном месте работы,
- ТК хранится в отделе кадров по месту основной занятости трудящегося. Записи имеет право делать только одно уполномоченное руководством предприятия лицо,
- сведения о получении второй профессии, нового разряда, повышении квалификации также записываются в указанном разделе,
- в разделе отображается факт переименования предприятия. Запись подтверждается документом, ставшим основанием для подобных изменений. Такая запись объясняет наличие разных оттисков печати, которые делались при поступлении человека на работу и при его увольнении. Подобные записи делаются и при изменении в названии занимаемой работником должности,
- если предприятие реорганизовано, в данном разделе делается запись об увольнении сотрудника и его последующем приеме в новую организацию.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Награждения
В следующем разделе записываются сведения о достижениях работника за время его трудовой деятельности на предприятии и о награждениях:
- присвоение званий,
- вручение грамот,
- поощрения за особые достижения,
- нагрудные знаки, прочее.
Указанные выше награждения производятся согласно нормам трудового законодательства. Кроме того, в коллективных трудовых договорах есть пункты, связанные с поощрением работником за выполнение ими определенных действий.
Правила заполнения данной страницы:
- записываются порядковый № и дата,
- сведения о предприятии, должность работника, вид поощрения,
- реквизиты приказа, на основании которого трудящийся получил поощрение.
Увольнение
Иногда увольнение сотрудников происходит с нарушениями норм трудового законодательства. Если человек не согласен с увольнением, он имеет право подать исковое заявление в суд. Если суд примет решение в пользу истца, работодателя обяжут принять человека снова на работу. В этом случае потребуется аннулировать приказ о расторжении трудового соглашения.
Дата увольнения и дата, указанная в приказе, должны быть идентичными. Уполномоченное лицо, отвечающее за заполнение ТК, должно вносить все записи согласно установленным срокам. Если эти нормы не выполняются, организации грозит админ. наказание в виде штрафа. Кроме того, работнику придется выплатить компенсацию.
Учтите! Когда трудящийся увольняется, в последний рабочий день в его ТК делаются следующие записи:
- дата расторжения трудового соглашения (день увольнения – последний рабочий день сотрудника),
- причины увольнения. Даются ссылки на статьи трудового законодательства, а также пояснение обстоятельств, приведших к увольнению,
- данные документа, на основании которого происходит увольнение.
Записи в обязательном порядке заверяются подписью самого сотрудника и уполномоченного лица. Далее ставится печать.