Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перевод сотрудников на удаленку на 0,5 ставки: как правильно оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь составляется дополнительное соглашение об установлении неполного рабочего времени к договору, ранее заключенному между сторонами трудовых отношений. В нем должны быть прописаны новые условия работы — продолжительность рабочего времени, режим работы, время отдыха.
Документальное оформление
Все трудовые права работника, переведенного на долю ставки, сохраняются в полном объеме. То есть он вправе рассчитывать на полноценный отпуск, начисление трудового стажа и так далее. Положение об этом также включается в дополнительное соглашение.
В документе целесообразным прописать, что все прочие положения трудового договора остаются без изменений, а также дату, с которой действует допсоглашение.
Настройка графика неполного рабочего времени
При приеме или переводе сотрудника на неполную ставку необходимо создать соответствующий график работы неполного рабочего времени.
Рассмотрим настройку графика работы в режиме неполного рабочего дня на примере графика 20-часовой рабочей недели по 4 часа работы в день. Для этого откроем раздел «Настройка» и в журнале документов «Графики работы сотрудников» создадим график работы с наименованием «Неполный рабочий день (20 часов)». По кнопке «Изменить свойства графика» в открывшемся окне «Настройка графика работы» установим флажок «Неполное рабочее время», вид неполного рабочего времени «Неполный рабочий день». Также установим флажок «Считать норму по другому графику» – «Пятидневка (график нормальной продолжительности рабочего времени)».
Когда можно перевести работника на 0,5 ставки
Такой перевод допустим при поступлении на работу или в любое время в период трудовой деятельности. При переводе на 0,5 ставки от работодателя и работника зависит не все — трудовое законодательство накладывает определенные ограничения:
- устанавливает категории работников, которым работодатель не может отказать в просьбе о переводе на полставки (ч. 2 ст. 93 ТК РФ);
- оговаривает условия и обстоятельства законного перевода сотрудников на неполное рабочее время по инициативе работодателя (ст. 74 ТК РФ).
По нормам трудового законодательства перевод работника на полставки возможен:
- По инициативе работника
Перевод сотрудника на половинную ставку
Сокращение на полставки не относится к сокращению штата или численности сотрудников, так как работник все же остается занятым неполный рабочий день. В таком случае просто происходит изменение некоторых условий трудового соглашения о снижении объема выполняемой работы.
По общему правилу внесение изменений в условия трудового соглашения возможно лишь при обоюдном согласии сторон в соответствии со ст.72 Трудового кодекса РФ. Но в ст. 74 ТК предусматривается возможность изменения в одностороннем порядке определенных условий трудового соглашения.
Перевести работника на полставки, если такое решение исходило от руководства, можно лишь в случае изменения условий труда организационного или технологического характера (изменения в технологии производства или технике, структурная реорганизация предприятия) и если существует вынужденная необходимость в сокращении расходов при сохранении штата работников предприятия или организации.
В таком случае руководство заранее обязано уведомить (под роспись) сотрудников о предстоящих изменениях в работе предприятия не позднее, чем за 2 месяца. Только после этого издается приказ об изменениях в штатном расписании.
Руководитель должен в течение 3-х дней с момента подписания приказа оповестить службу занятости населения. С теми сотрудниками, которые согласились продолжать работать с переводом на полставки, происходит заключение дополнительных соглашений к трудовому договору. С работниками, отказавшимися работать на новых условиях, трудовое соглашение расторгается.
Кому положено работать на 0,5 ставки
Инициатором изменения режима рабочего времени может выступать и работник, обратившись с заявлением к руководству компании. Однако в таком случае работодатель не будет обязан одобрить запрос сотрудника. Как правило, перевод на полставки по инициативе работника бывает связан с личными обстоятельствами, такими как:
- совмещение двух работ одновременно;
- уход за ребёнком или тяжело больным членом семьи;
- работнику тяжело вырабатывать плановую норму.
Руководитель не обязан подписывать заявление, но, если в коллективе хорошие отношения, работодатель может войти в положение и одобрить перевод на полставки. Для получения положительного ответа имеет смысл перед подачей заявления побеседовать с директором лично.
Закон о труде выделяет категории работников, которым работодатель не вправе отказать. Отрицательный ответ на заявление привилегированного сотрудника будет означать нарушение его трудовых прав, что в свою очередь повлечёт административную ответственность для организации. К льготникам относятся:
- беременные женщины;
- отец или мать (опекуны или попечители) ребёнка в возрасте до 14 лет (ребёнка-инвалида до 18 лет);
- работники, ухаживающие за тяжело больными членами семьи.
Для подтверждения статуса потребуется предоставить соответствующий документ: больничный лист, свидетельство о рождении, справка из больницы. Если бумаги не будут приложены к заявлению, директор не обязан верить сотруднику на слово.
На какой срок возможен перевод на полставки
Здесь все зависит от того, кто выступил инициатором перевода сотрудника на 0,5 ставки:
- Инициатор перевода — сам работник
Срок работы в таком режиме может быть любым, в том числе бессрочным (ч. 1 ст. 93 ТК РФ).
Есть одно исключение в отношении сотрудников, переведенных по личной просьбе на 0,5 ставки и относящихся к категории работников, которым в этом нельзя отказать. Срок их работы в режиме неполного рабочего времени ограничен периодом льготных обстоятельств (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).
Работодатель может согласовать таким работникам более продолжительный срок работы в режиме неполного рабочего времени, хотя и не обязан. Отказаться от установленного режима такие работники вправе досрочно, и работодатель не может им в этом препятствовать — раз по ТК РФ согласие работодателя на установление особого режима не требуется, значит, оно не нужно и для его отмены (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 93 ТК РФ).
- Инициатор перевода — работодатель
Если работодатель в одностороннем порядке для предотвращения массовых увольнений перевел работников на полставки, срок работы в таком режиме не может превышать 6 месяцев (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).
Перевод сотрудника на половинную ставку
Сокращение на полставки не относится к сокращению штата или численности сотрудников, так как работник все же остается занятым неполный рабочий день. В таком случае просто происходит изменение некоторых условий трудового соглашения о снижении объема выполняемой работы.
По общему правилу внесение изменений в условия трудового соглашения возможно лишь при обоюдном согласии сторон в соответствии со ст.72 Трудового кодекса РФ. Но в ст. 74 ТК предусматривается возможность изменения в одностороннем порядке определенных условий трудового соглашения.
Перевести работника на полставки, если такое решение исходило от руководства, можно лишь в случае изменения условий труда организационного или технологического характера (изменения в технологии производства или технике, структурная реорганизация предприятия) и если существует вынужденная необходимость в сокращении расходов при сохранении штата работников предприятия или организации.
В таком случае руководство заранее обязано уведомить (под роспись) сотрудников о предстоящих изменениях в работе предприятия не позднее, чем за 2 месяца. Только после этого издается приказ об изменениях в штатном расписании.
Руководитель должен в течение 3-х дней с момента подписания приказа оповестить службу занятости населения. С теми сотрудниками, которые согласились продолжать работать с переводом на полставки, происходит заключение дополнительных соглашений к трудовому договору. С работниками, отказавшимися работать на новых условиях, трудовое соглашение расторгается.
Запись в трудовой о совмещении
Очень часто запись о совмещении делают в тех случаях, когда работник одновременно является студентом высшего учебного заведения. Это касается тех студентов, которые проходят в данный момент очный курс. И хотя обучение в университете не является работой, студенты согласно законодательству РФ входят в категорию занятого населения.
Кроме того, совместителем может стать любой работник, который в данное время занимает определенную должность. Если в случае со студентами в трудовой книжке делается запись о приеме на работу с оплатой труда, размер которой составляет полставки, то при переводе сотрудника в трудовую книжку необходимо внести дополнительную запись о том, что работник будет получать половину положенной заработной платы.
Каждому работодателю намного выгоднее осуществить прямой перевод, при котором сразу же в трудовую книжку записывается о переводе на 0,5 ставки, чем увольнение и прием на полставки.
Ведь при увольнении работнику необходимо выплатить всю компенсацию. Кроме того, сам сотрудник может иметь также основания для беспокойства. В случае написании заявления на увольнение его могут в дальнейшем не взять обратно, он потеряет определенные льготы и отпуск, который предоставляется за непрерывный стаж.
В связи с этим бывают и трудности с формулировкой. Например, в зависимости от места работы (старого или нового) появляются такие записи, как «перевести … по совместительству …» или «принять постоянно …». Иногда при переводе без увольнения возникают и сложности различного характера. Так, если в отделе кадров пользуются программой учета сотрудников 1С, в процессе перехода совместителя на постоянную работу нельзя поменять статус физлица, если не была соблюдена процедура увольнения-приема. Поскольку эта и другие подобные сложности могут вызвать в дальнейшем проблемы, многие эксперты все же рекомендуют осуществить процесс увольнения сотрудника со всеми выплатами, а затем взять его на полставки.
На какой срок возможен перевод на полставки
Здесь все зависит от того, кто выступил инициатором перевода сотрудника на 0,5 ставки:
- Инициатор перевода — сам работник
Срок работы в таком режиме может быть любым, в том числе бессрочным (ч. 1 ст. 93 ТК РФ).
Есть одно исключение в отношении сотрудников, переведенных по личной просьбе на 0,5 ставки и относящихся к категории работников, которым в этом нельзя отказать. Срок их работы в режиме неполного рабочего времени ограничен периодом льготных обстоятельств (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).
Работодатель может согласовать таким работникам более продолжительный срок работы в режиме неполного рабочего времени, хотя и не обязан. Отказаться от установленного режима такие работники вправе досрочно, и работодатель не может им в этом препятствовать — раз по ТК РФ согласие работодателя на установление особого режима не требуется, значит, оно не нужно и для его отмены (ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 1 ст. 93 ТК РФ).
- Инициатор перевода — работодатель
Если работодатель в одностороннем порядке для предотвращения массовых увольнений перевел работников на полставки, срок работы в таком режиме не может превышать 6 месяцев (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).
В пределах этого шестимесячного периода нужно установить конкретную продолжительность рабочего времени (недели, дня, смены). По истечении этого срока работники должны быть переведены на прежний режим. Отмена режима неполного рабочего времени до истечения срока, на который он был установлен, производится с учетом мнения профсоюза.
Как считать зарплату и отпускные
Зарплата гражданина должна выплачиваться пропорционально тому объему ставки, который он занимает, поэтому, если работник переходит с полставки на полную, его зарплата увеличивается вдвое. Увеличение происходит со дня начала работы по полной ставке.
При расчете отпускных не имеет значения, трудился гражданин на половине ставки или на полной. Значение имеет фактически начисленная сумма за год, предшествующий месяцу, в котором сотрудник уходит в отпуск.
Например, гражданин Иванов устроился на работу в организацию с 1 августа 2018 года на полставки и получал 20 000 рублей ежемесячно. С 1 апреля 2019 года Иванов перевелся на полную ставку и стал получать 40 000 рублей.
С 12 августа 2019 года Иванов уходит в отпуск на полные 28 календарных дней.
Для расчета отпускных принимается общая сумма начислений за период с 1 августа 2018 года по 31 июля 2019 года, из которых:
- восемь месяцев — с августа 2018 года по март 2019 года он получал по 20 000 рублей, что в сумме дает 160 000 рублей;
- четыре месяца — с апреля 2019 года по июль 2019 года по 40 000 рублей, что в сумме тоже дает 160 000 рублей.
Общая сумма начислений за 12 месяцев, предшествующих месяцу выхода в отпуск, составляет: 160 000 + 160 000 = 320 000 рублей.
Сумма отпускных рассчитывается из среднедневного заработка за период. Чтобы получить среднедневной заработок, необходимо общую сумму начислений разделить на 12 — количество месяцев в году и 29,4 — среднемесячное количество дней: 320 000 / 12 / 29,4 = 907 рублей.
Сумма отпускных составит: 907 × 28 = 25 396 рублей 00 копеек.
На заметку работодателю
Перевод сотрудника на 0,5 ставки может вызвать множество вопросов. На часть из них мы ответили в нашем материале. О других возможных нюансах коротко расскажем ниже:
Кадровые и организационные вопросы
| Вопрос | Ответ | Обоснование |
| Нужно ли вносить запись в трудовую книжку о переводе сотрудника на 0,5 ставки? | Нет | Такая запись не предусмотрена правилами ведения трудовой книжки (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225) |
| Отражается ли перевод сотрудника на полставки в СЗВ-ТД? | Нет | Такое кадровое мероприятие, как перевод работника на неполное рабочее время, отсутствует в списке мероприятий, отражаемых в СЗВ-ТД (Порядок заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) |
| Нужно ли при переводе сотрудников на 0,5 ставки вносить изменения по режиму рабочего времени в ПВТР? | Да | Если меняете режим рабочего времени в целом по организации или для структурного подразделения (ч. 1 ст. 100 ТК РФ) |
| Нет | Если изменения вызваны личной просьбой отдельных сотрудников и вводятся временно | |
| Может ли работодатель ввести режим неполного рабочего времени по причинам тяжелого финансового положения компании? | Нет | Такой перевод будет незаконным, так как противоречит ст. 74 ТК РФ. Оплата труда работников за время, когда они были лишены возможности трудиться, должна производиться как за время простоя по вине работодателя, а выплачиваться в размере не менее 2/3 средней зарплаты сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ) |
Расчет оплаты труда, отпускных и больничных
Люди боятся неприятных нюансов в данных вопросах, но их можно избежать, если знать свои права. Что касается зарплаты, то она начисляется пропорционально отработанному времени. То есть трудящемуся на полставки оплачивают половину тарифа на полную ставку.
Оплата отпуска и листка нетрудоспособности начисляется по-другому
| Периоды | Расчеты |
| Относительно отпускных: исчисление среднего заработка работника будет производиться в общем порядке. | Если сотруднику установлено неполное рабочее время (неполный рабочий день), и 12 месяцев перед отпуском он отработал полностью в соответствии со своим графиком – расчетный период для отпускных считается отработанным полностью. |
| Для расчета больничного и отпуска по беременности и родам в 2018 году используется средний заработок за последние два года: 2016 и 2020. | При этом, независимо от вашего заработка, ФСС установил границы для заработка каждого года. За 2020 год в расчет берутся выплаты в пределах 718 000 руб., за 2020 год – в пределах 755 000 руб. Таким образом, среднедневной заработок для расчета больничного листа в 2018 году составляет 2020,81 руб. = 718 000 руб. + 755 000 руб., деленные на 730 дней. |
По чьей инициативе можно перевестись
В жизни сотрудника могут произойти изменения, которые не дают возможности работать далее на протяжении полного дня. Законодатель не запрещает проявлять работникам инициативу относительно перевода на неполный день.
Потребуется написать заявление. Документ составляется в свободной форме. Если руководство предприятия не против такой меры, то формируется приказ о переводе и организуется перевод. Заработная плата сокращается, равно как и время занятости.
Желание может исходить от работодателя. Это связывается с изменениями, которые произошли в финансовом обеспечении фирмы. Поэтому требуется внести коррективы в штатное расписание. В этом случае, если сотрудник согласен – он пишет заявление с просьбой о переводе на половину ставки. В противном случае реализуется процедура увольнения.
Работник переводится на 0,5 ставки по инициативе работодателя
Обычно такие изменения работодатель затевает в трудное для себя финансовое время, чтобы сэкономить на оплате труда. Некоторые организации практикуют временный перевод на полставки в низкий сезон, когда прибыль компании снижается. Модернизация предприятия тоже способна стать причиной, например, из-за автоматизации сокращается доля человеческого труда в производственном процессе. Изменение условий труда сотрудника непременно надо зафиксировать.
Для защиты прав трудящихся в статье 74 ТК РФ прописаны нюансы введения режима неполного времени:
- законодательно вводится на срок не более полугода (6 месяцев);
- работодатель обязан доказать необходимость перехода на половинный тариф из-за изменений условий труда, в локальный нормативный акт заносят подробные сведения об этих причинах;
- на половину тарифа переводят, когда работодатель стремится сократить массовое увольнение.
Подчиненного уведомляют о новом режиме работы. Закон требует делать это в письменной форме, с объяснением всех причин, из-за которых происходит переход. Уведомить необходимо заранее, не менее чем за 2 месяца до того, как предполагается ввести новый режим труда. Если работодатель — индивидуальный предприниматель (физическое лицо), он предупреждает работника в срок не менее чем за 14 календарных дней (это прописано в ст. 306 ТК РФ).
Уведомление о грядущих переменах подчиненный получает под подпись. В нем указывают, что он вправе отказаться от перевода и предупреждают, что в этом случае есть законодательное основание для расторжения трудового договора.
Если работник отказывается перевестись:
- Ему в письменном виде предлагают другую работу. Она либо подходит под существующую квалификацию, либо это незанятая должность ниже по званию (или ниже по окладу). Предлагаемая работа обязана учитывать состояние здоровья работника, быть адекватной его возможностям. Предлагаемые варианты работы должны располагаться в той местности, в которой расположено текущее рабочее место сотрудника. Вакансии в других местностях предлагаются, только если это прописано в соглашении, коллективном или трудовом договорах.
- Если при этом он отказывается от предложенной работы или подходящей работы нет, это основание для прекращения трудового договора.
Для тех, кто согласился работать на полставки, составляют допсоглашение к основному трудовому договору и издают приказ, фиксирующий изменение рабочего процесса. Он оформляется в свободной форме.