Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документовед квалификационные требования». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже было отмечено выше, в соответствии со ст. 57 ТК РФ применение профессиональных стандартов является обязательным в том случае, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений». В этом случае наименование таких должностей (профессий или специальностей), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать положениям профстандартов, охватывающих эти виды деятельности.
Квалификационные требования к должности документоведа
Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.
При подборе персонала и определении требований к уровню квалификации работников следует учитывать изменения, внесенные федеральным законодательством.
Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.
Высшее профессиональное образование и стаж научно-педагогической работы не менее 3 лет, при наличии ученой степени кандидата наук стаж научно-педагогической работы не менее 1 года.
Где учат на документоведа?
Если вы хотите получить высшее образование, можно поступить в вуз на направление подготовки «документоведение и архивоведение». С дипломом о высшем образовании специалист получает право на повышение категории, может претендовать на руководящие должности. По окончании 4-летней программы бакалавриата (при заочном обучении – 5 лет) можно поступать в магистратуру. Если параллельно работать по специальности, к моменту получения магистерского диплома будет стаж, необходимый для получения должности документоведа I категории.
Вузы, готовящие специалистов по документоведению и архивоведению, есть во многих регионах России. Поступление на 1-й курс ведётся по результатам ЕГЭ по русскому языку, истории и обществознанию. В некоторых вузах вместо обществознания учитываются баллы ЕГЭ по иностранному языку. Чем выше сумма баллов по результатам трех экзаменов, тем выше шансы поступления на бюджет.
Комментарии к должности
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция документоведа, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.
Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).
Читать дальше: Акт приема передачи грузового автомобиля образец
Чем занимается документовед? Должностные обязанности этого работника отражены в специальной инструкции. В каждом образовательном учреждении есть такая должность. Подробнее рассмотрим полномочия и обязанности такого специалиста.
Правовые основы работы документоведом
Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
Кроме того, приказом Минтруда от 10.05.2017 № 416н закреплён профстандарт документоведа. Правда, называется он «Специалист по управлению документацией организации». Но это не имеет принципиального значения.
Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.
Отметим, что обычно вакансии документоведа размещают учреждения (школы, сады и т. п.), а также организации, постоянно имеющие дело с документальной информацией как основным предметом работы сотрудников.
Перечень знаний документоведа
Вот что должен знать документовед:
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- трудовое законодательство;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Должностная инструкция документоведа разрабатывается индивидуально в каждой организации на основе типового образца.
- Данный сотрудник относится к категории специалистов.
- Принимается на такую должность лицо, имеющее профессиональное высшее образование. В случае отсутствия конкурса, особых требований к стажу работы не предъявляется.
- Принимает работника и освобождает его от занимаемой должности руководитель (директор) организации.
- В деятельности документовед руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Уставом, распоряжениями и приказами директора (генерального директора) организации, должностной инструкцией.
- Подчиняется документовед непосредственно директору (руководителю) организации. В случае отсутствии руководящего лица, данный специалист выполняет распоряжения заместителя, либо иного лица, наделенного полномочиями руководителя организации.
Какие права имеет документовед? Должностные обязанности мы рассмотрели ранее. Теперь подробнее остановимся на правах данной категории сотрудников.
- Данный работник может вносить на рассмотрение руководителя следующие предложения:
- по модернизации деятельности работы, непосредственно связанной с должностными обязанностями;
- о премировании подчиненных, показавших высокий уровень квалификации при выполнении определенных заданий;
- о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности тех сотрудников, которыми была нарушена трудовая дисциплина
- Документовед может запрашивать от различных структурных подразделений и иных работников компании (организации) любую информацию, которая ему потребуется для осуществления своих прямых функциональных обязанностей.
- Документовед имеет право работать с приказами, распоряжениями, инструкциями, в которых указаны его обязанности и права, а также критерии анализа качества выполнения им своих должностных обязанностей.
- Документовед может изучать проекты решений директора (руководителя) организации, связанные с его деятельностью.
- Документовед имеет право запрашивать у руководителя компании помощи, включая и обеспечение его техническими и организационными условиями и ресурсами для оформления определенных документов, то есть, прямого исполнения своих служебных обязанностей.
Документовед имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.2. Знакомиться с проектами решений руководства [предприятия, учреждения, организации], касающимися его деятельности.
3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб [предприятия, учреждения, организации], получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Требовать от руководства [предприятия, учреждения, организации] оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.
Требования к уровню знаний документоведа
Если обратиться к квалификационному справочнику, то он дает только общее направление, а также общие требования к уровню знаний. Таким образом, каждая компания или учреждения могут самостоятельно определить круг обязанностей, а также требований к данному сотруднику. В качестве необходимых требований можно выделить следующие:
- знание законодательных нормативных актов;
- работа с организационной и вычислительной техникой;
- знание методов анализа, исследования, проектирования и т.д.;
- порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы документов;
- документообразование;
- иные требования.
Такая должность, как документовед имеет достаточно солидную нормативно-правовую базу, а значит требует от специалиста высокой профессиональной подготовки.Поэтому, одним из требований, предъявляемых к соискателю на данную должность является диплом о высшем или среднем специальном образовании по специальности «Документоведение» или «Документационное обеспечение предприятия». Кроме того, выделяют также такие смежные специальности, как «Документационное обеспечение в юриспруденции» и «Информационное обеспечение предприятия».
Документовед: должностные обязанности
Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.
При составлении должностных инструкций организации также руководствуются . Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (). Приведем пример заполнения должностной инструкции документоведа.
должностной инструкции документоведа можно .
Документовед – специалист по разработке и внедрению технологических процессов работы с документами и документной информацией. Современное человеческое общество, его благополучие и развитие немыслимо без общения людей, без деятельности по сбору, обработке и распространению информации как социальной, так и научно-технической. Любое учреждение, организация и предприятие отражает свою деятельность в многочисленных служебных документах: решениях, распоряжениях, приказах, планах, графиках, отчетах, справках, докладных записках и т.д. Деятельность по организации работы с документами называют документоведение. Осуществляют эту работу документоведы.
Труд документоведа является необходимым элементом в большом и сложном механизме управления. Он должен знать документоведение и патентоведение, историю и организацию работы государственных учреждений, теорию и практику научно-технической информации, а также логико-математические методы ее обработки, средства и системы механизации и автоматизации документоведения.
Перечень знаний документоведа
Вот что должен знать документовед:
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
- основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- трудовое законодательство;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
Средняя зарплата документоведа, вакансии
Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.
Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р.
В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:
| Город | Средняя зарплата |
| Москва | 30 т.р. |
| Екатеринбург | 20 т.р. |
| Уфа | 25 т.р. |
| Волгоград | 20 т.р. |
| Новосибирск | 22 т.р. |
| Казань | 24 т.р. |
| Ульяновск | 25 т.р. |
| Санкт-Петербург | 20 т.р. |
| Краснодар | 18 т.р. |
ведущий специалист (старшая группа должностей категории «специалисты»)
Наименование структурного подразделения
Отдел информатизации и технического обслуживания
Наименование вакантной должности (категория, группа)
(старшая группа должностей категории «специалисты»)
Квалификационные требования
Уровень профессионального образования по одному из указанных направлений подготовки (специальности)
Высшее профессиональное образование не ниже уровня бакалавриата по направлению подготовки (специальности) профессионального образования «Государственное и муниципальное управление», «Математика информатика», «Прикладная информатика (в экономике)», «Информатика и вычислительная техника» или иному направлению подготовки (специальности), для которого законодательством об образовании Российской Федерации установлено соответствие данным направлениям подготовки (специальностям), указанному в предыдущих перечнях профессий, специальностей и направлений подготовки.
Без предъявления требований к стажу работы.
Необходимые базовые знания
Ведущий специалист должен обладать следующими базовыми знаниями и умениями:
1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка)
2) знаниями основ:
а) Конституции Российской Федерации;
б) Федерального закона от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;
в) Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
г) Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции».
3) знаниями и умениями в области информационно-коммуникационных технологий:
а) знаниями в сфере информационной безопасности и защиты информации;
б) знаниями основных положений законодательства о персональных данных;
в) знаниями общих принципов функционирования системы электронного документооборота;
г) знаниями основных положений законодательства об электронной подписи;
д) знаниями и умениями по применению персонального компьютера.
Кто такой документовед?
Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.
Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.
Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.
Где может работать документовед:
- в министерствах и ведомствах,
- в государственных и местных органах власти,
- в административных службах,
- в ведомственных архивах,
- в органах ведомственного управлении,
- в коммерческих структурах,
- в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.
Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.