Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать эффективный документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Главная функция ведения документооборота – обеспечение контроля первичных документов на всех контрольных точках: у контрагента, у менеджера, у бухгалтера. Чтобы этот процесс был быстрее, нужно соблюдать 6 важных правил.
С чего начать разработку регламента
Участники «круглого стола» выделили основные моменты, которые нужно учесть при разработке регламента документооборота.
Владимир Исаев: Когда в нашей компании было решено внедрить CRM-систему, представители внедренческой фирмы потребовали от нас составить регламент документооборота. Это было необходимым условием автоматизации процессов в компании.
Начинать пришлось с разработки форм первичных документов. Результатом первого же опыта создания документа представителем финансовой службы стала многостраничная «Заявка на оплату», оформить которую обычному сотруднику было сложно.
Поэтому мы создали рабочую группу с участием начальников отделов, через которые проходили документы. В результате совместных усилий были созданы формы и регламенты, позволяющие получить необходимую информацию без лишних затрат времени сотрудников на оформление и согласование документов.
Николай Переверзев: При построении любой системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения. Первое, что следует сделать, – закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать. В этом случае технологическая документация не будет проходить через финансовую службу, а договор на покупку IT-системы – через рекламный отдел. Добиться этого можно, привлекая к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений.
Организация документооборота в банке
Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:
- возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
- масштабируемость;
- высокое быстродействие;
- повышенный уровень защищенности;
- возможность интеграции с различными IT-продуктами;
- соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.
Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения
Ошибки в первичных документах, составленных на бумаге, нужно исправлять путем зачеркивания. При этом должна быть хорошо видна как первоначальная неверная запись, так и исправленная. Нельзя использовать подчистки, замазывания и другие подобные способы, при которых нельзя будет прочесть исходную запись.
Необходимо указать дату исправления и заверить его подписями лиц, которые отвечают за составление документа с указанием их ФИО и должностей (п. 19, 21 ФСБУ 27/2021).
Ошибки в регистрах бухгалтерского учета можно исправить как путем зачеркивания, так и с помощью корректировочных проводок (п. 22 ФСБУ 27/2021). Здесь возможны два варианта:
- Если была проведена лишняя операция, то дополнительную проводку нужно сделать по тем же счетам, но со знаком минус (сторнирование).
- Если же необходимая запись по счетам отсутствует (полностью или частично), то нужно сделать прямую проводку на необходимую сумму.
Сотруднику была начислена зарплата 10 000 рублей. С нее нужно было удержать НДФЛ по ставке 13% в сумме 1 300 рублей. Но бухгалтер допустил опечатку и сделал проводку ДТ 70 — КТ 68.1 на сумму 1 030 рублей. Чтобы начислить налог без ошибок, следует сделать дополнительную проводку по тем же счетам на сумму 270 рублей.
При ошибке в электронном документе нужно составить новый исправленный документ, который должен соответствовать следующим требованиям (п. 20 ФСБУ 27/2021):
- Содержать указание на то, что составлен взамен ошибочного.
- Быть заверенным электронными подписями тех же лиц, которые составили исходный документ.
- Бухгалтерская программа должна обеспечивать возможность использования исправленного электронного документа только вместе с исходным.
В общем случае бумажные и электронные бухгалтерские документы следует хранить в виде подлинников (п. 23 ФСБУ 27/2021). Другие варианты допускаются только в особых ситуациях.
Например, при восстановлении бухучета бизнесмен может запросить у контрагентов дубликаты утраченных документов и далее хранить их.
Место хранения бумажных бухгалтерских документов и баз данных с электронными документами в общем случае — территория РФ. Но если бизнесмен работает и за пределами РФ, то, с учетом требований законов конкретной страны, он должен обеспечить параллельное хранение документов в месте ведения деятельности (п. 25 ФСБУ 27/2021).
Хранить документ нужно в том формате (бумажном или электронном) в котором он был составлен первоначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). Нельзя переводить бумажный документ в электронный формат для хранения или распечатывать электронный с той же целью.
Конечно, сама по себе «оцифровка» или распечатка бухгалтерских документов, например, для отправки контрагенту или создания резервной копии, не запрещена. Но юридическую силу будет иметь только тот документ, который хранится в первоначальном формате.
Порядок доступа к бухгалтерским документам устанавливает руководитель организации. О каждом факте такого доступа следует сообщить главбуху или иному лицу, которое ведет бухучет в компании (п. 26 ФСБУ 27/2021).
В новом стандарте впервые сформулированы требования к организации документооборота (п. 28-30 ФСБУ 27/2021):
- Своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в первичных документах и их передачу в бухгалтерию. За своевременность оформления и сдачи в бухгалтерию «первички», а также за достоверность данных в ней отвечают сотрудники, которые подписали эти документы.
- Своевременный перенос первичных учетных данных в регистры и составление бухгалтерской отчетности. Соблюдение этого правила должно обеспечить лицо, которое ведет бухучет в компании.
- Предотвращение несанкционированного доступа к бухгалтерской информации. За этот аспект отвечает руководитель компании, он же несет ответственность за документооборот в целом.
Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.
В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.
Зачем бизнесу нужен электронный документооборот
Компания, уличенная в использовании схемы формального документооборота для получения необоснованной налоговой выгоды, будет вынуждена оплатить доначисленные проверяющими органами налоги, штрафы и пени. Часто подобные доплаты выше, чем выгода, полученная от проведения налоговых махинаций. Начисление штрафов и пени в таком случае производится в соответствии со статьей 122 НК РФ, а именно размер доплаты составит 40 процентов от неуплаченной суммы налога.
По причине того, что на принятие решения о признании документооборота формальным влияет человеческий фактор, вероятность ошибки или неверной трактовки фактов существует. В случае, если документооборот компании признан формальным, однако предприятие с таким мнением не согласно, возможно доказать свою невиновность, подав жалобу в кассационный суд.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Чтобы документооборот организации не был признан формальным, необходимо помнить о некоторых простых правилах.
Итак, каждая планируемая сделка должна быть проанализирована с точки зрения получения прибыли, учитывая различные потенциальные риски. Еще до подписания документов с контрагентом необходимо принять все возможные меры, минимизирующие негативные последствия в будущем.
Важно учитывать, что положения Налогового кодекса РФ, а именно статья 54.1, не ограничивают само право налогоплательщиков проводить свои хозяйственные операции так, чтобы фискальные последствия были минимальными, однако в избранном компанией варианте операции не должно присутствовать признака искусственности, лишенной хозяйственного смысла. Кроме того, инспекторы не вправе настаивать на том, что компания должна была выбрать тот или иной вариант построения хозяйственной деятельности. Такие решения – исключительно прерогатива организации и ее руководства
Система налоговой безопасности призвана отвечать современным вызовам и тенденциям проверок, осуществляемых налоговыми и правоохранительными органами. Компании должны сделать упор на работу по предупреждению наступления негативных последствий, давать своевременную оценку рисков и прорабатывать варианты наступления правовых последствий с учетом действующего законодательства и судебной практики.
В условиях изменившихся полномочий бухгалтера (он теперь вправе требовать правильного оформления документов бухучета от всех работников организации) возрастает роль именно документооборота.
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Пример графика документооборота по предприятию
КоАП РФ в части ответственности бухгалтеров изменен. Случилось это недавно, поправки внесены Законом от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он дополнил статью 15.11 КоАП РФ, предусматривающую ответственность за грубые нарушения в учете, новым положением.
Речь идет о ситуациях, когда бухгалтеров не будут штрафовать за грубые нарушения в виде искажения отчетности, если они допущены по любой из причин:
- первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
- первичные документы не переданы или переданы с опозданием.
За грубые нарушения размеры штрафов, налагаемых на должностных лиц, составляют от 5 до 10 тыс. рублей. Повторное нарушение повлечет удвоение штрафов или дисквалификацию от одного года до двух лет.
Закон уже начал действовать с 09.06.2019.
Кто несет ответственность за пожарную безопасность в целом на предприятии
Требования существующего на данный момент законодательства четко определяют, что ответственность за пожарную безопасность на предприятии несет, прежде всего, его непосредственный руководитель, а также специально назначенный сотрудник, ответственный конкретно за данное направление работы. К нему предъявляются следующие обязательные требования:
- стаж работы в организации не менее 3-х лет;
- принадлежность к руководящему составу хозяйствующего субъекта;
- утверждение приказом по предприятию, подписанным руководителем.
Еще одним дополнительным, но при этом обязательным условием назначения ответственным является прохождение соответствующего обучения. Его курс обычно составляет не менее 72 часов и включает не только изучение основных требований по рассматриваемой теме, но и правил оказания необходимой медицинской первой помощи, основ охраны труда и организации безопасного производства и т.д.
К числу обязанностей ответственного за противопожарную безопасность на предприятии относятся следующие вопросы:
- проведение предусмотренного законодательством обязательного инструктажа;
- контроль над соблюдением руководством и рядовыми сотрудниками правил и требований, предписанных законодательством о пожарной безопасности;
- проверка наличия и правомерности необходимых удостоверений, которые должны быть у всех ИТР, а также у некоторых представителей рабочих профессий;
- организация обучения и проведение аттестаций по рассматриваемой тематике;
- проведение учений и тренировок;
- разработка всей необходимой документации, включая инструкции и планы эвакуаций;
- контроль над состоянием средств и систем сигнализации и пожаротушения.
Такой внушительный список обязанностей, которые возложены действующим законодательством на ответственного сотрудника на предприятии, показывает, какое серьезное значение придается вопросам, связанным с обеспечением требований пожарной безопасности.
За что несет ответственность заказчик
Заказчик несет юридическую ответственность за следующие моменты:
- Законность хозяйственной деятельности Это значит, что ваш бизнес и способ его ведения должен быть полностью законными. Конечно, соблюдать закон или нарушать – это ваш личный выбор. Но добросовестная аутсорсинговая компания не станет браться за бухгалтерские дела компании, если есть сомнения в законности ее деятельности. А что касается недобросовестных аутсорсеров, то в этом случае повышается риск, что они вас в какой-то момент подведут
- Организация ведения бухгалтерского, налогового и кадрового учета По закону, это полностью ваша зона ответственности. Даже, если ошибки были допущены аутсорсером, отвечаете за них перед контролирующими органами вы. Однако если договор с аутсорсером составлен правильно, то аутсорсер отвечает перед вами
- Исполнение обязанностей налогоплательщика Аутсорсер не несет никакой ответственности за то, платите ли вы налоги или нет
- Организация хранения документов Ваша компания – ваша документация.Даже если она храниться у аутсорсера, вы несете за нее ответственность. Конечно, хранить ее в чужом офисе иногда гораздо удобнее. Но в таком случае необходимо получить от «хранителей» четкие гарантии, что с вашими документами ничего не случится. А если случится, то, каким образом потеря будет вам компенсирована – например, кто будет оплачивать восстановление документации.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанцию об оплате;
- расписку;
- служебный контракт;
- служебное задание;
- приказ о приеме на работу;
- приказ об увольнении;
- авансовый отчет.
Правда, есть условие – они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты – пп. «в» п. 13 проекта.
Подписание и исправление документов бухучета
Виды электронных подписей для электронных документов и перечень лиц, уполномоченных на их подписание, организация вправе устанавливать самостоятельно, за исключением установленных законом случаев, когда нужно использовать определенный вид электронной подписи – п. 17–18 проекта.
Документы, фиксирующие движение денежных средств, подписываются исключительно руководителем и главбухом – п. 19 проекта.
Разъяснено, как исправлять электронные и бумажные документы. Если речь идет об электронном формате документа – вместо ошибочного разрешено составлять новый. В нем должно быть указание на то, что он составлен взамен первоначального. Сделать это можно будет, если предусмотрена техническая возможность воспроизведения нового электронного документа только вместе с первоначальным электронным документом – п. 22 проекта.
Хранение документов бухучета
Переводить бумажные документы в электронный вид для удобства хранения нельзя. Сохранить их необходимо в формате составления – п. 26 проекта.
Документооборот в бухучете
В проекте стандарта предусмотрены следующие принципы построения документооборота на предприятии:
- организовать документооборот обязан руководитель;
- документооборот должен обеспечить своевременное и полное отражение всех событий хозяйственной жизни в бухучете, в том числе фиксацию передачи документов для регистрации в регистрах и последующем составлении на их основе бухотчетности;
- отвечать за правильное и своевременное заполнение документов, их передачу и достоверность представленных в них данных будут составившие и подписавшие их лица – п. 30–32 проекта.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанцию об оплате;
- расписку;
- служебный контракт;
- служебное задание;
- приказ о приеме на работу;
- приказ об увольнении;
- авансовый отчет.
Контроль, хранение и организация учета первичных документов
Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия. Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие. Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).
Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:
- Приемка.
- Первоначальная обработка.
- Распределение по типам бланков и их назначению.
- Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
- Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
- Исполнение документа.
Для организации эффективной системы документооборота и обеспечения контроля сохранности бланков необходимо разработать и утвердить график документооборота с номенклатурой дел. В графике надо раскрыть этапы оформления, регистрации документов, процедуру их передачи на хранение с указанием временных рамок, перечислить ответственных за каждый шаг сотрудников.
Хранить исполненную и отраженную в учете первичную документацию надо не менее 5 лет. В Приказе Минкультуры от 25.08.2010 г. №558 приведена классификация бланков с привязкой к срокам ее сдачи в архив:
- распорядительная документация должна оставаться доступной на протяжении 75 лет (если приказы и распоряжения затрагивают ведение основной деятельности фирмы) или 5 лет при условии, что бланк отражает решение административных вопросов;
- формы, сопровождающие осуществление хозяйственных операций, подлежат хранению в течение 3-5 лет.
СПРАВОЧНО! Законом №402-ФЗ в ст. 29 срок хранения ограничивается 5 годами. Налоговое законодательство предписывает обеспечивать сохранность и доступность к бухгалтерской документации не менее чем в течение 4 лет.
Особые условия и периоды хранения предусмотрены для таких бланков:
- Документы, при помощи которых было отражено оприходование активов, подлежащих амортизации, нельзя сдавать в архив на протяжении 4 лет от даты списания этого имущества.
- Если первичная документация была оформлена в периоде появления убытка, который используется для уменьшения величины налога на прибыль, то хранить ее надо до прекращения влияния на налогооблагаемую базу результатов такой убыточности.
- Первичка, характеризующая операции по возникновению дебиторской задолженности, должна храниться в течение 4 лет с момента признания непогашенного долга безнадежным (если такой факт имеет место).
Для электронных форм сроки хранения идентичны бумажным документам. Процедура списания первички должна осуществляться с участием специально созданной комиссии.
Перечень форм первичной учетной документации на 2020 год
Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.
Причина в том, что унифицированные и самостоятельно разработанные формы первичной учетной документации являются бумагами основой для каждой операции, сделки или событию, которые возникают в процессе работы.
Перечень документов можно поделить так:
- кадры, рабочее время и расчеты с персоналом
- работа с подотчетниками;
- работы в строительстве;
- услуги;
- основные средства;
- нематериальные активы, материалы и малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;
- продукция и товарно-материальные ценности в местах хранения;
- денежные расчеты с населением с использованием ККТ;
- торговые операции;
- услуги общепита;
- кассовые операции;
- результаты инвентаризации;
- работа строительных машин и механизмов, работы в автотранспорте;
- расчетные документы;
- бланки строгой отчетности;
- бланки трудовых книжек и вкладышей к ним;
- сельскохозяйственная продукция и сырье.
Эксперты Системы Главбух собрали все типовые формы первичных документов в одном месте. Вы можете скачать нужный бланк и посмотреть пример его заполнения. Все формы разбиты по категориям: расчеты с персоналом, основные средства, кассовые операции и другие.
Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:
- акты о приеме-передаче;
- накладная;
- акт о приеме-сдаче;
- акт о списании;
- инвентарная карточка;
- инвентарная книга;
- акты по оборудованию.
Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.
Каждый факт хозяйственной жизни надо подтверждать первичным документом. Нельзя принимать к учету документы по фактам хозяйственной жизни, которых не было, в том числе по мнимым и притворным сделкам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Конкретных требований к форме и виду первичных документов закон не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета.
Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации
1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).
2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.
3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.
Требования бухгалтеров к оформлению документов обязательны для всех работников
Часть 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, содержащая требования к составлению первичных учетных документов, дополнена новыми полномочиями главбуха или лица, ведущего учет в организации: письменно изложенные требования бухгалтера касательно составления документов являются обязательными для исполнения всеми работниками организации.
Несомненно, это новшество позитивное, поскольку уйдут в прошлое ситуации, когда неправильно заполненный документ стал причиной для доначисления налогов или отказа в предоставлении пособий.
Теперь от требований бухгалтера отмахнуться не получится, поскольку основания для их исполнения будут закреплены на уровне федерального закона.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Что относить к документам
Понятие «документ» в новом стандарте расширили. В него теперь входят не только первичные учетные документы, но и бухгалтерские регистры. А это значит, что все новые правил а применяют и к регистрам.
Кроме того, если бумага содержит все обязательные реквизиты документа из закона о бухучете, то новый стандарт разрешает использовать в качестве первичного и ее. Речь идет о тех документах, которые раньше к первичным не относили (договор, судебный акт, авансовый отчет, товарный чек, квитанция об оплате, кассовый чек и т. д.).
Вот новая норма об отнесении документов к первичным — подпункт «г» пункта 9 ФСБУ 27/2021.
Все первичные документы составляют документооборот фирмы. Их вы можете составлять в бумажном или электронном виде.
Также советуем не забывать, что есть такие бумаги, которым налоговики при проверках уделяют наиболее пристальное внимание.
А теперь «пройдемся» по главным новшествам нового ФСБУ 27/2021.