Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если обнаружена счетная ошибка при начислении зарплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Неправильное начисление зарплаты – это вина работодателя или бухгалтера организации, вины работника в таком положении дел нет, если его действия не привели к наступлению таких обстоятельств. При неправильном подсчете зарплаты, работнику, для начала, необходимо обратиться в бухгалтерию и попросить объяснить политику начислений, а также взять расчетный лист. В большинстве случаев при получении разъяснений все вопросы отпадают сами.
Как отразить в учете удержание счетных ошибок?
Вне зависимости от причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете. Согласно п. 80 Инструкции № 162н, п. 102 Инструкции № 174н, п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему зарплаты, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:
-
Дебет счета 0 302 11 000
-
Кредит счета 0 206 11 000
Операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются аналогичными бухгалтерскими проводками методом «красное сторно».
Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой работнику зарплаты, отражаются записью (п. 86 Инструкции № 162н, п. 109 Инструкции № 174н, п. 112 Инструкции № 183н):
-
Дебет счета 0 209 34 000
-
Кредит счета 0 206 11 000
В случае, если работодатель или бухгалтер все-таки ошиблись и признали ошибку, то в случае недоплаты они могут вернуть деньги при подсчете следующей зарплаты, а в случае излишне выплаченной работник может предложить взыскать с его следующей заработной платы необходимую сумму. Таким способом можно избежать конфликта интересов и остаться с работодателем в хороших отношениях.
При необоснованном отказе в предоставлении разъяснении или расчетных листов, а также, если бухгалтер или работодатель отказываются признавать наличие ошибки, нужно обратиться в уполномоченные органы для проверки их действий. Сначала стоит обратиться в Трудовую инспекцию и прокуратуру, которые инициируют проверку. Затем, в случае необходимости, нужно обращаться в суд для защиты своих прав уже самостоятельно.
Судебная практика по таким делам обширна и довольно специфична, так как в некоторых случаях виноваты сами работники, которые неправильно насчитали себе зарплату, а в некоторых — действительно вина лежит на работодателе. В каждом случае суд рассматривает все заявления сторон, изучает доказательную базу и почти всегда выносит справедливое решение.
Что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату
Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.
В связи с этим бухгалтерия просит у работника согласие или заявление на возврат излишне выплаченной заработной платы, на основе которого составят приказ о последующем удержании. Впрочем, писать заявление не обязательно. Допускается одобрить решение прямо в приказе, путем написания соответствующей фразы, например, «с основанием и размером удержания согласен».
Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты оформляется в свободной форме и может выглядеть так.
Какая ошибка считается счетной?
Возможно, вы удивитесь, но в законодательстве нигде не указано, что такое «счетная ошибка». Приходится ориентироваться на Определение Верховного суда от 20.01.2012 г. N 59-В11-17, которое гласит, что «счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом». Но при этом технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, не относятся к счетным!
” Таким образом, если бухгалтер, подсчитывая зарплату на бумажке в столбик (так еще бывает?), начислил вам не 10, а 100 тысяч рублей, деньги придется вернуть.
” Но если ту же самую ошибку допустила бухгалтерская программа, либо в ведомость механически ввели не ту цифру, если в финансовом документе была опечатка или описка, наконец, если неправильно применили законодательные или нормативно-правовые акты – то это уже не счетная ошибка, и деньги можно не возвращать!
Что упало, то пропало…
Даже если деньги по закону вы должны вернуть, работодатель тоже должен подсуетиться: приказ об удержании неправомерно выплаченной суммы должен быть издан в течение месяца!
Да, да, именно таков срок давности согласно все той же статье 137 ТК РФ:
«работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока принятия решения об удержании излишне выплаченной зарплаты».
Не успели издать приказ – можете спокойно оставить все деньги себе.
Действия работодателя
Ограничения при удержании
Даже в том случае, когда работодатель имеет право взыскать излишне выплаченную зарплату с сотрудника, существует ряд ограничений.
Во-первых, сделать это можно только с согласия работника. Если работник против – то придется идти в суд. При этом в статье 137 ТК РФ не говорится, как должно быть оформлено согласие работника – устно или письменно. Во избежание недоразумений, лучше зафиксировать согласие письменно.
Во-вторых, согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Значит, период удержания может растянуться на несколько месяцев. По соглашению сторон возможно возмещение ущерба с рассрочкой платежа – например, работник будет отдавать не по 20%, а по 10% ежемесячно. В такой ситуации работник подписывает обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Если работник уволится до окончания выплат – работодатель сможет взыскать остаток задолженности через суд.
Оформляем удержание
После того, как согласие работника получено, работодатель издает приказ об удержании излишне выплаченной суммы. Издать приказ нужно не позднее месяца после обнаружения выплаты. Работника знакомят с приказом под роспись.
После этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника.
Удержание с уволившегося сотрудника
Уволившемуся работнику необходимо направить уведомление о выявленной ошибке и предложение вернуть излишне полученную сумму. В уведомлении нужно указать, что, если бывший сотрудник не вернет излишне выплаченную ему сумму, работодатель обратится в суд.
Если бывший сотрудник отказался возвращать деньги, работодателю необходимо обратиться в районный суд. В ходе разбирательства работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки или вины работника.
К заявлению нужно приложить копии и оригиналы следующих документов:
- трудового договора с бывшим работником;
- документов по расчету и выплате заработной платы;
- акта о выявленной ошибке;
- уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.
Порядок применения и виды наказаний за неправильное начисление заработной платы
Законодательство не рассматривает отдельных ситуаций ответственности бухгалтера за неправильное начисление заработных плат. Тем не менее, к таковым случаям применимы общие правила, используемые при регулировании всех аспектов бухгалтерской деятельности на предприятии.
- Дисциплинарная ответственность может налагаться работодателем на бухгалтера за любую из ошибок по его усмотрению. При этом бухгалтер обязан предоставить объяснительную, а на него распространяются все нормативы трудового законодательства, как и по отношению к другим сотрудникам. В общем порядке, работодатель может подвергнуть бухгалтера одному из дисциплинарных взысканий в форме выговора, замечания или увольнения.
Важный факт
Подвергнуть бухгалтера, работающего по гражданско-правовому договору дисциплинарной ответственности нельзя. Тем не менее, таковой бухгалтер все равно может нести ответственность за ошибки как соответственно положениям самого заключенного договора, так и с точки зрения налогового и гражданского законодательства.
- Материальная ответственность бухгалтера за неправильное начисление заработной платы начинается в том случае, если его действия привели к убытку как организации, так и работника. При этом работодатель вправе упоминать в трудовом договоре полную материальную ответственность бухгалтера, однако сама по себе она не предусмотрена законом. Частичная материальная ответственность позволяет работодателю бухгалтера скомпенсировать понесенный ущерб в размерах не выше среднемесячного заработка такового сотрудника.
Важный факт
Полная материальная ответственность наступает в любом случае, если ущерб был нанесен сознательными действиями бухгалтера из корыстных побуждений, или совершенными в личных целях. В то же самое время, если ущерб был причинен вследствие чрезвычайных обстоятельств, ответственность может не наступать вообще.
- Административная ответственность является наиболее распространенным наказанием за неправильные начисления заработной платы со стороны бухгалтера. Регулируется таковая ответственность отдельными статьями гл. 15 КоАП РФ и может подразумевать в качестве наказания как лишение права занимать определенные должности, так и штраф и даже административный арест или обязательные работы.
- Уголовная ответственность для бухгалтера за неправильное начисление заработной платы наступает лишь в исключительных случаях. К таковым можно отнести неуплату налогов, связанных с начислением заработной платы, в частности – НДФЛ, что регламентируется ст. 199 УК РФ. Также, к таковым преступлениям относится умышленная длительная задержка заработной платы свыше двух месяцев – ст. 145.1 УК РФ.
Взыскание начисленной, но невыплаченной заработной платы.
Данная категория дел отличается от иных своей бесспорностью. Наиболее частая причина возникновения споров данной категории – тяжелое финансовое состояние предприятия и, как следствие, – образование задолженности по выплате заработной платы перед работниками. В большинстве случаев работник имеет на руках расчетные листки, где указано, когда и в каком размере ему начислена заработная плата.
Однако выплаты этих сумм на деле не происходит – деньги на счет работника в банке не перечисляются, из кассы предприятия не выдаются.
Следует иметь в виду разъяснения, данные в п. 56 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». При рассмотрении дела по иску работника, трудовые отношения с которым не прекращены, о взыскании начисленной, но не выплаченной заработной платы следует учитывать, что заявление работодателя о пропуске работником срока на обращение в суд само по себе не может служить основанием для отказа в удовлетворении требования, поскольку в указанном случае срок на обращение в суд не пропущен (нарушение носит длящийся характер).
Поэтому обязанность работодателя по своевременной и в полном объеме выплате работнику заработной платы, а тем более задержанных сумм сохраняется в течение всего периода действия трудового договора.
Взыскание начисленной, но невыплаченной заработной платы осуществляется в порядке приказного производства путем подачи заявления о выдаче судебного приказа (ст. 122 ГПК РФ). В соответствии с правилами родовой подведомственности трудовых дел при наличии мирового судьи судебный приказ может быть вынесен только мировым судьей.
Заявление о вынесении приказа подается в суд по общим правилам подсудности (т.е. по месту нахождения ответчика) в письменной форме.
Суд, как правило, находится на стороне работника, а потому бухгалтеру и управлению предприятия нужно как следует подготовиться к доказыванию своей точки зрения в судебном заседании. Кроме этого, нужно подготовить такой пакет бумаг:
- ходатайство руководителя предприятия с подробным описанием возникшей проблемы, а также указанием причин и размеров начислений сверх нормы;
- объяснение ответственного работника за внесение данных в компьютерный учет (бухгалтер);
- акт, который был составлен при выявлении финансовой неточности;
- зарплатная ведомость с указанием сумм дохода работника за предыдущий месяц, когда была допущена оплошность, и следующий;
- листы математических расчетов;
- заключение ІТ-специалиста (когда счетная ошибка возникла при нарушении работы программ).
Акт об обнаружении счетной ошибки, уведомление работника, приказ об удержании с зарплаты
Для фиксирования юридического факта счетной ошибки составляется комиссионный акт. В состав комиссии можно включить главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и др.
В акте указывается, где, когда и кем была обнаружена ошибка, причина ее совершения, размер излишне выплаченной заработной платы. Акт составляется в 2 экземплярах, его подписывают все члены комиссии.
Один экземпляр акта вручается/отправляется работнику вместе с уведомлением о необходимости вернуть излишне полученную ЗП. В уведомлении указывается сумма и дата, до которой долг нужно погасить.
В ответ на полученное уведомление работник вносит деньги на счет организации либо дает свое согласие на удержание из зарплаты в погашение долга.
В течение месяца после истечения срока, данного на добровольное внесение средств в кассу / на расчетный счет фирмы, работодатель издает приказ об удержании из зарплаты (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Приказ содержит:
- поручение бухгалтеру совершать удержания;
- Ф. И. О. и должность сотрудника-должника;
- размеры удержаний;
- основание для совершения этих операций.
Что такое излишне выплаченная зарплата
Под излишне выплаченной зарплатой правомерно понимать (ст. 137 ТК РФ):
- Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты вследствие совершения счетных ошибок бухгалтерией организации-работодателя.Пример счетной ошибки — непреднамеренное нажатие лишнего нуля на клавиатуре. А вот сбой в бухгалтерской программе к таким ошибкам относится не всегда (апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013).
- Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты в результате ложной оценки выполнения работником трудовых нормативов.
- Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты в результате неправомерных действий самого работника (например, если он взломал бухгалтерский компьютер и начислил себе дополнительную премию).
- Суммы отпускных, которые были предоставлены авансом, в то время как работник уволился, не отработав их.
- Неотработанный аванс.
- Суммы командировочных, которые подлежали целевому использованию, но не было подтверждено, что они использовались по назначению.
По всем переплатам, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, работодатель вправе в установленном законом порядке осуществить возврат. Рассмотрим, какие условия при этом должны быть выполнены.
Уволенному работнику неправильно рассчитали зарплату: что должен сделать бухгалтер
Бухгалтерам нередко приходится делать перерасчеты по зарплате работников после увольнения.
При этом возникает масса вопросов: какие проводки сделать, в каком периоде отразить корректировки по страховым взносам, нужно ли сдавать уточненную форму 2-НДФЛ и проч. В настоящей статье мы расскажем, что должен сделать бухгалтер как в случае переплаты, так и при занижении зарплаты.
Чаще всего чрезмерная выплата зарплаты вызвана одной из двух причин. Первая — это так называемый перерасход отпуска, когда работнику дали отпуск за еще неотработанный период. Он получил отпускные, а затем уволился, при этом период, за который был предоставлен отпуск, так и остался неотработанным.
В этом случае величина отпускных становится излишне выданной зарплатой, то есть задолженностью работника перед работодателем. Вторая причина — это неотработанный аванс, когда работник в середине месяца получил некую сумму, после чего уволился. Далее при окончательном расчете выяснилось, что зарплата, фактически заработанная в данном месяце, меньше полученного аванса. Тогда «незакрытая» часть аванса будет числиться на дебете счета 70, как долг сотрудника.
В подобной ситуации работодателю следует предложить бывшему работнику добровольно вернуть долг. Если тот откажется, организации останется лишь подать судебный иск, либо простить долг и списать дебетовое сальдо. Рассмотрим каждый из этих вариантов.
Выплата зарплаты во время командировки или отпускных
На некоторых предприятиях отпускные и командировочные привязываются к заработной плате, что является нарушением установленного законодательством порядка. Эти виды выплат привязываются к среднедневному заработку и вычисляются соответствующим образом, а выплата в такие периоды заработной платы является нарушением бухгалтерского учета, и, возможно – прав сотрудника.
Регламентируется применение таковых правил учета ст. 114 и ст. 167 ТК РФ. Следует помнить, что средний дневной заработок таким образом может как превышать установленный оклад заработной платы, так и быть ниже его, что может вызывать отдельные виды материальной ответственности.
Следует учитывать отдельные правила оплаты выходных дней в командировках, а также дней выезда, нахождения в пути и прибытия из них. Так, оплате в обязательном порядке подлежат дни пути, выезда и прибытия из командировки. Если же в выходные командированный сотрудник не исполняет рабочих обязанностей – они не включаются в оплату. Приходящиеся же на отпуск выходные подлежат оплате, а праздничные дни – не идут в учет размеров отпуска.
Нарушение порядка выплат уволенным сотрудникам
При увольнении по любым причинам каждому сотруднику необходимо выплатить компенсацию всех суток неиспользованных отпусков в соответствии с отработанным ими временем. Учет отработанного времени в таком случае округляется до полного месяца – вверх или вниз, в зависимости от общего количества отработанных дней в неполном месяце.
Помимо этого, трудовое законодательство подразумевает выплаты выходных пособий в установленные сроки и в установленных размерах для некоторых причин увольнения. Следует помнить о недопустимости удержания из выходных пособий и компенсаций отпусков любых средств в пользу работодателя, вне зависимости от наличия долговых обязательств со стороны сотрудника.
Важный факт
Ни одно обстоятельство не может препятствовать выплате работнику компенсаций за отпуск и заработной платы за все отработанные дни.