Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел организации в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Правилами организации хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Примерная форма документа содержится в приложениях 25 и 26.
Номенклатура дел в РК 2021 год
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.
Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:
- упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
- уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
- облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
- обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.
Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.
В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034; 2018, N 52, ст. 8239), приказываю:
Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ
УТВЕРЖДЕН
приказом
Федерального архивного агентства
от 20.12.2019 г. N 236
В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:
- Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
- Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
- Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.
Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.
Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2020 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.
Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.
Передача документов в архив
Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.
Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Журнал исходящей корреспонденции
|
№ п/п |
Дата и номер исходящего документа |
Кому, куда адресован документ |
Краткое содержание |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Регистрационный штамп
20 миллиметров
|
Частный судебный исполнитель фамилия, инициалы |
|
Дата |
|
Индекс |
Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 12 мая 2021 года № 386
16. Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.
17. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводятся на бланке в соответствии с учредительными документами организации.
Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещаются на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.
18. Наименование организации (в том числе филиала, представительства) включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму.
Сокращенное наименование организации (в том числе филиала, представительства) приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах и размещается в скобках ниже полного наименования.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, наименования организаций располагаются в алфавитном порядке наименований организаций.
При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, наименования располагаются в соответствии с иерархией организаций.
Совместный документ на бумажном носителе подлежит заверению печатями организаций.
19. Наименование структурного подразделения указывается в случаях, когда оно является автором документа и располагается ниже наименования организации.
20. Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом.
21. Датой документа является дата его подписания (утверждения) или события, зафиксированного в документе.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для электронного документооборота допускается проставление даты системой или вручную уполномоченным лицом.
Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, датируются и подписываются.
Дата документа оформляется:
1) в правовых актах, протоколах, банковских, финансовых, бухгалтерских документах и документах, затрагивающих права и интересы физических и юридических лиц, словесно-цифровым способом – день месяца и год оформляются арабскими цифрами, месяц – прописью;
2) в других документах – цифровым способом день месяца и месяц двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
22. Регистрационный номер (индекс) документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ). По усмотрению организации в регистрационный номер (индекс) включаются дополнительные элементы.
Регистрационный номер (индекс) документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационного номера (индекса) каждой из этих организаций, проставляемого через косую черту в порядке указания авторов в документе.
В системе электронного документооборота допускается ведение сквозной нумерации.
23. В ссылке на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа указываются регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
24. Место составления или издания документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением и включает в себя только общепринятые сокращения.
Место составления или издания документа оформляется в соответствии с наименованием населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
25. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
Реквизит «Адресат» оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом. Наименование организации, ее структурного подразделения пишется в именительном падеже, должность, фамилия лица, которому адресован документ, – в дательном падеже.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
При адресовании документа физическому лицу указываются инициал имени и фамилия получателя, его почтовый адрес.
При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только инициала имени и фамилии должностного лица.
Если документ адресуется в несколько организаций, они указываются обобщенно.
На одном документе оформляется не более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа. Слова «Оригинал» и «Копия» в реквизите «Адресат» не используются.
78. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, на этапе исполнения – входящих документов.
79. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется должностными лицами, ответственными за документационное обеспечение управления в структурных подразделениях. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
Документы, созданные в процессе переписки между исполнительными органами и их подведомственными организациями, а также между исполнительными органами, финансируемыми из местного бюджета, не включаются в состав внутренних документов.
Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов
Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:
- В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
- с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
- какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
- Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
- 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
- В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
- В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
- В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.
Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.
Номенклатура дел в 1С: Документооборот
Приказ Министра юстиции Республики Казахстан от 12 мая 2021 года № 386. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 14 мая 2021 года № 22749.
В соответствии с подпунктом 11) статьи 167 Закона Республики Казахстан от 2 апреля 2010 года «Об исполнительном производстве и статусе судебных исполнителей», ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Правила делопроизводства согласно приложению 1 к настоящему приказу.
2. Признать утратившими силу некоторые приказы Министра юстиции Республики Казахстан, согласно приложению 2 к настоящему приказу.
3. Департаменту по исполнению судебных актов Министерства юстиции Республики Казахстан обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа;
2) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства юстиции Республики Казахстан.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра юстиции Республики Казахстан.
5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.
| Министр юстиции Республики Казахстан |
М. Бекетаев |
Как заполнить форму номенклатуры дел организации
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.
Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.
Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.
Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.
Об утверждении номенклатуры дел на 2021 год
В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:
- Составленные кадровиком.
- Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
- Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.
Основной список документов включает в себя:
Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.
Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.
Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.
Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).
Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.
Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.
Кадровику нужно будет:
- окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
- согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
- дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.
Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:
- собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
- согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
- утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.
Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.
В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.
Для утверждения номенклатуры дел кадровику необходимо выполнить следующие действия:
- окончательно сформировать документ, проверить правильность указанных сведений, при необходимости внести поправки, корректировки (при этом распечатать окончательный вариант необходимо будет заново);
- согласовать номенклатуру с сотрудником, ответственным за архив на предприятии, а также руководителем кадровой службы;
- представить ее на утверждение руководителю предприятия.
Обратите внимание! Если же в фирме практикуется составление сводной номенклатуры (общей для всего предприятия), то работнику отдела кадров, оформляющему ее, после выполнения пункта 2 необходимо дополнительно:
- дождаться, пока иные подразделения компании выполнят аналогичные действия и утвердят списки дел своих подразделений (согласно приложению 8 к Основным правилам работы архивов организаций);
- передать номенклатуру отдела кадров уполномоченному сотруднику для составления единого (сводного) документа по форме из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций.
В этом случае руководитель утверждает не номенклатуру каждого подразделения, а только сводную номенклатуру полностью.
Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — п��зволяет значительно повысить эффективность документооборота.
Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.
В Перечень документов со сроками их хранения внесены изменения
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
Понятие и назначение номенклатуры дел
[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Она представляет собой список всех имеющихся дел на предприятии, в котором указывается условная кодировка папок и сроки их хранения. Составление номенклатуры предполагает группировку по определенным правилам всех документов предприятия (структурным подразделениям, срокам хранения и т.д.), присвоение им специальных символов.
Чем разветвленней организационная структура фирмы, тем сложней ее номенклатура дел. Поэтому для ведения делопроизводства могут использовать не только отделы предприятия, но и привлекаться сторонние компании, специализирующиеся на этом.
Номенклатуру, как правило, разрабатывают и утверждают на год. На основе данного документа составляются описи дел. Использование номенклатуры позволяет быстро находить не только текущие дела, но и успешно работать с документами с большим сроком хранения. Данный документ особенно важен при передаче дел в архив, а также при отборе их для уничтожения.
Коммерческие компании ее могут использовать или нет. А вот бюджетные учреждения и органы власти законодательство обязывает составлять номенклатуру дел при отправлении документов в государственный архив.
Примерная номенклатура
По своей сути, этот документ представляет собой черновик, используемый сотрудниками секретариата (или любого другого аналогичного отдела) для создания собственной схожей бумаги. Чаще всего берутся некие усредненные, общие для всех примеры, которые условно подгоняются под потребности текущей организации. Потом, уже с учетом имеющегося, ответственное лицо получает нужную информацию от заинтересованных структурных подразделений, изучает ее, и на основании всего этого создает такой документ, как типовая номенклатура дел. Сразу и с нуля ее сделать практически невозможно. Зачастую во многих новообразованных предприятиях, несколько раз меняется и структура и остальные особенности этого документа, пока не будет выбран оптимальный и самый удобный, причем не только для одного конкретного лица, но и для всех сотрудников в целом.
Особенности оформления
В целом в самом оформлении ничего сложного нет. Допускаются некоторые изменения или дополнения, но вполне удобно пользоваться и базовой формой, найти которую не составляет труда. Номенклатура дел организации должна содержать название самого документа, организации, регистрационный номер и дату, год, на который утверждается и поле для руководства, в котором оно может поставить свою подпись с грифом «Утверждаю». Это все указывается в шапке. Дальше идет список с подходящими полями и другой подобной информацией.
Примерная таблица оформления номенклатуры:
|
№п/п |
Заголовок |
Кол-во дел |
Срок хранения |
Пометки |
|
01. Секретариат |
||||
|
1 |
Учредительные документы |
1 |
5 лет |
— |
|
2 |
… |
… |
… |
… |
|
02. Отдел кадров |
||||
|
1 |
Трудовые договоры |
5 |
75 лет |
— |
|
2 |
… |
… |
… |
… |
В самом конце проставляется подпись лица, которое отвечало за создание документа и его руководителя. Как можно заметить, ничего сложного тут нет. Главное — правильно написать заголовки и верно определить срок хранения. Как сказано выше, допускается внесение изменений. К примеру, в некоторых случаях одного поля «Пометки» может быть недостаточно. Создатель номенклатуры может посчитать что для эффективности ее использования может понадобиться несколько других столбцов. По своей сути они могут быть похожи на те же «Пометки», но информация там будет указываться более специфичная, типа ответственно лица, срока замены копий на оригиналы или ещё чего-то подобного. Тут уже полностью и целиком все зависит как от самого предприятия, так и от создателя номенклатуры, его знаний, особенностей и умений.