Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить выдержку из документа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
- О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
- Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
- Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
- Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
- О назначении на должность.
- О назначении премий.
- О командировке.
Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.
Что такое выписка из документа и когда ее оформляют
Что такое выписка из документа и когда ее оформляют
Выписка из документации состоит из воспроизведенной части или нескольких частей внутреннего документа, оформленного в письменном виде. Чаще всего такие выписки нужны тогда, когда нельзя передать третьим лицам весь документ. Если ни конфиденциальности, ни объема нет, достаточно копии. Выписка – это с точки зрения исполнителя делопроизводственный аналог копии документа, который оформляется, если есть такая потребность.
Это может быть связано с наличием в нем такой информации, которая составляет для компании коммерческую тайну. Другой случай, когда пригодится выписка, относится к документам большого объема. В этом случае весь документ просто не нужен просителю, а достаточно лишь той части, которая содержит нужную информацию.
При этом сразу же становится понятно, что необходимо получить четкий запрос от сторонней организации или заинтересованного лица, какая информация ему нужна.
Выписки заверяют подписью аналогично копиям документов, о чем должно быть требование в инструкции по делопроизводству компании. Можно предусмотреть разный порядок заверения выписки для внутреннего пользования и для сторонней организации. Во втором случае печать организации обязательно, а в первом можно обойтись остальными реквизитами.
Читайте в электронном журнале:
- Правила формирования дел
- Обращения граждан в архив организации
- Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки
Выдержки из документа «Ведение делопроизводства» ИМ 028-01
Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).
Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.
Но иногда введение в текст цитаты может вызвать затруднения с точки зрения пунктуации. В этой статье мы постараемся вспомнить правила оформления цитат при разных способах включения их в текст.
Еще вопрос: у нас есть отделы, которые сами выпускают приказы. Их подписывают руководители на основании доверенностей, выданных ректором. Регистрируют их отделы каждый у себя. Правильно ли это? Просто потом получается путаница и мы не можем найти некоторые приказы. Нельзя ли их регистрировать в общих наших приказах по основной деятельности?
Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.
Теперь найдите и скопируйте фрагмент текста, описывающий ход обсуждения данного вопроса (если оно было) и принятое по нему решение. Вставьте цитату в выписку, не забыв включить туда нумерацию из основного документа. Здесь же разместите фамилии, инициалы и должности ответственных лиц, подписавших оригинал.
Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
- Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
- Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
- Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.
Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.
Выписки составляются по тому же принципу, что и оригиналы документов. То есть, в них должны быть реквизиты фирмы: ее название, ИНН, адрес и телефон.
ВАЖНО! Для создания выписки обычно используется фирменный бланк компании.
Как правильно оформить копии и выписки из документов
При наборе дипломной или курсовой работы в Microsoft Word используйте для указания цитаты самые обыкновенные кавычки. Не оборачивайте ими ничего, кроме цитируемой части документа. Этим способом оформляется каждая цитата, даже если они идут одна за другой. Забудьте про дополнительное форматирование и использование каких-либо служебных или невидимых символов – достаточно обыкновенных кавычек.
Теперь вы знаете, как сделать, чтобы антиплагиат видел цитирование – достаточно отметить цитату кавычками. Именно кавычки дают антиплагиату сигнал – этот участок может являться цитированием. Несмотря на наличие кавычек, этот участок продолжает участвовать в проверке. Но при формировании конечных результатов он может быть опущен.
Почему «может»? Всё дело в том, что наличие кавычек – вовсе не абсолютный показатель. Они являются маркером цитируемого текста. Если антиплагиат действительно считает выделенный участок цитатой, то он не повлияет на уникальность работы. Если же отметить кавычками любой другой участок текста, не являющийся цитатой, антиплагиат на это выделение никак не отреагирует – оборачивание кавычками не исключает участок из проверки на уникальность.
Есть случаи, когда антиплагиат не видит цитирования. Помечаем цитату кавычками, а на выходе получаем текст с низким показателем уникальности. Чтобы понять, почему антиплагиат не видит цитирование, вернёмся к терминологии. Цитата – это дословная выдержка из какого-либо документа или источника. Цитата для антиплагиата – это выдержка из:
- Научной работы;
- Опубликованного учебного издания;
- Сборника законов и нормативных актов;
- Периодических изданий.
Как антиплагиат распознаёт цитирование? Всё просто – он использует для распознавания баз подключенные разработчиками библиотеки материалов. Какие-то материалы включены, а какие-то не используются. Именно поэтому половина цитат в работе засчитывается, а другая половина – нет.
Почему в антиплагиате не отображается цитирование? Если это так, значит источник цитаты не включен в список используемых материалов. Иногда цитатами не признаются выдержки из довольно известных журналов, научных изданий и учебных пособий. Почему их не включают в источники цитат – неизвестно.
Также антиплагиат использует в проверке уникальности базу уже написанных работ – рефератов, дипломов и курсовых. И если взять в качестве цитаты выдержку из чужой дипломной работы, то она не засчитается в качестве цитаты. Если хочется использовать часть чужой работы, поработайте над ней и приведите в уникальный вид или воспользуйтесь нашим автоматическим сервисом повышения уникальности. В противном случае уникальность будет низкая – даже если облачить фрагменты текста в кавычки.
Теперь вы знаете, как оформлять цитирование для антиплагиата – с помощью обыкновенных кавычек, без использования каких-либо хитростей, выделений и служебных символов. Скопируйте цитируемый отрезок текста в дипломную или курсовую работу, заключите его в кавычки и отправляйте на поверку.
Цитата будет расценена как цитата в следующих случаях:
- Если выдержка взята из книги, журнала, учебника, кодекса и иного источника;
- Если выбранное издание включено в список источников цитат в антиплагиате (проверяется только опытным путём – с помощью очередной проверки);
- Если выдержка не взята из других рефератов, контрольных, курсовых и дипломных работ;
- Если она обёрнута в самые простые кавычки.
В зависимости от подключенных источников, антиплагиат успешно распознает 50-90% включенных в работу цитат. Часть из них цитатами не признаются – уникальность падает. Исправить ситуацию поможет вдумчивая и кропотливая работа над содержимым – неуникальные участки нужно привести в норму.
В интернете полно инструкций по оформлению цитирования для антиплагиата. Но в 99% случаев они не работают. Вот лишь несколько нерабочих инструкций по оформлению цитат:
- Указать источник цитирования – например, что цитата взята из статьи 121 УК РФ или из учебника Михайлова М. М. Этот способ не работает. Всё дело в том, что к антиплагиату подключены многочисленные базы материалов, в которых представлены почти все бумажные издания, кодексы, сводки законов и т. п. антиплагиат самостоятельно определит цитируемый участок, ориентируясь на стандартные кавычки. Указание авторства и источника в работах желательно согласно стандартам оформления, но антиплагиату это не нужно – он разберётся сам, откуда взята та или иная часть текста;
- Указать ссылку на источник цитирования. Инструкция не работает, так как в итогах проверки нет никаких ссылок – они исключаются, так как в проверках не участвуют. К тому же указание десятков и сотен ссылок затруднит чтение работ. Да и переходить по ним никто не станет;
- Отметить цитату форматированием – используется наклонное или жирное начертание, выделение цветом. На самом деле ничего этого не нужно – антиплагиат работает с текстовым содержимым, поэтому на форматирование он не реагирует.
Правильно оформить цитирование для антиплагиата помогут только кавычки. Остальные инструкции заведомо не работают – можно даже не пытаться. Если же система не учитывает цитируемый участок как цитату, следует переработать данный участок. Но добиваться 100% уникальности никто и не требует – допустимых 80% хватит на все цитируемые участки. Также нужно учитывать, что текст не должен состоять из одних цитат.
В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах:
- подлинник (оригинал);
- копия;
- выписка.
Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.
Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью.
Выписка из документа – это повтор какой-то части документа, которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.
Внимание!
Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.
Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика. При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.
В копии воспроизводится весь документ целиком. Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.
Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.
Заверяется копия так:
- непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
- рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
- завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
- поставьте печать.
Внимание!
Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью.
Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий. Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.
Оформление сделки купли-продажи квартиры в МФЦ
Доверенность на получение документов, как правило, требуется в следующих случаях: при получении или передаче документации в судебные инстанции, в налоговую службу, ПФР, ФСС, в комитет по имуществу. Может пригодиться при передаче или приемке документов бухгалтерского учета, почтовых отправлениях, получении пенсии, багажа и прочего.
При получении документов по доверенности документация оформляется в простой форме, заверение у нотариуса не осуществляется. Когда производится получение документов от имени физического лица доверенность удостоверяется его личной подписью. Если же доверенность выдается юридическим лицом, то она отмечается подписью руководителя учреждения или заместителя руководителя (который должен иметь соответствующие полномочия), заверяется печатью организации.
Законодательство позволяет доверителю по своему усмотрению определить способ передачи доверенности:
- Предоставление доверенности напрямую в организацию, где она будет применяться;
- Доверенность передается представителю на руки.
В первом случае в учреждении, куда предоставляется доверенность, личность доверителя проверяется и в предоставленной доверенности ставится отметка. При обращении же в организацию представителя с доверенностью ему нужно будет предъявить паспорт или иной документ для идентификации личности.
Документ для предоставления интересов доверителя прекращает свое действие:
- В случае истечения ее срока;
- Если доверитель отменяет доверенность или поверенный отказывается от нее;
- В случае смерти доверителя;
- Если у него устанавливается недееспособность, ограничение дееспособности, либо он признается безвестно отсутствующим.
Доверенность распечатывается или может быть написана от руки. При этом следует соблюдать следующие условия, а именно в документе в обязательном порядке указываются:
- Дата;
- Сведения из паспорта и адреса регистрации участников;
- Список прав, которые передаются доверенному;
- Подписи обеих сторон;
- Период действия.
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.
В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
- О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
- Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
- Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
- Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
- О назначении на должность.
- О назначении премий.
- О командировке.
Данные выписки не регулируются законодательством и даже не могут быть представлены как письменные доказательства в виду неполного цитирования. В гражданском же обороте они носят исключительно информационный характер и оформляются на бланках организации.
По своей сути, помимо заголовка «Выписка из договора услуг…» содержат только необходимые пункты договора, на которые исполнитель считает необходимым обратить внимание. То есть это обычный договор услуг, из текста которого исключили шапку договора, реквизиты сторон, форс-мажор и прочие «лишние» условия, оставив только, к примеру, условия об оплате и ответственность заказчика.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист»
.
«Согласно статье 25 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» адвокатская деятельность осуществляется на основе заключенного между адвокатом и доверителем соглашения, существенными условиями которого являются предмет поручения, условия выплаты доверителем вознаграждения за оказываемую юридическую помощь, порядок и размер компенсации расходов адвоката, связанных с исполнением поручения, размер и характер ответственности адвоката, принявшего исполнение поручения.
Между тем такое соглашение в материалы настоящего дела не представлено.
Какие данные копируют из распоряжения об увольнении
Как правильно оформить выписку из приказа? Поскольку речь идет о приказе по личному составу, следует скопировать его распорядительную часть, содержащую сведения о решении руководства, принятом в отношении конкретного сотрудника.
Укажите в документе:
- реквизиты трудового договора — регистрационный номер и дату оформления;
- точную дату и причину его прекращения со ссылкой на соответствующую статью ТК;
- сведения о работнике, с которым заключался договор — фамилию, имя, отчество, структурное подразделение и должность;
- реквизиты документа-основания, в данном случае — написанного сотрудником заявления об увольнении по собственному желанию.
В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах:
Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.
Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью.
Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.
Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика. При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.
Пример оформления выписки документа на основе приказа
Выписку оформляют на обычном листе, оставляют полностью шапку документа со всеми реквизитами за одним исключением: в название добавляют перед видом документа слова:
«Выписка из приказа»
В выписке из документа обязательно нужно оставить как есть регистрационный номер и дату исходного документа.
Вступительную часть документа, например, преамбулу приказа по основной деятельности или причины издания приказа по личному составу, нужно также оставить без редактирования и полностью внести в выписку.
А вот распорядительную часть нужно сократить, оставив лишь существенные стороны документа, которые относятся к запросу. Например, можно оставить один или несколько пунктов приказа.
Затем в выписку вносят должность лица, которое учредило (издало) приказ, ФИО или инициалы и фамилию без подписи.
Снятие с регистрационного учета удаленно или по доверенности
Заявление на выписку из квартиры можно подать по месту фактического проживания/нахождения. Например, гражданин проживает в Москве, а прописан в Уфе. Чтобы выписаться из уфимского жилья, он может обратиться в районное МВД Москвы. В данном случае его могут выписать «в никуда». Если же в Москве он прописывается по новому адресу, то со старого адреса его выпишут автоматически в течение трех дней.
Выписаться из квартиры можно по доверенности. Например, человек находится в другом городе или стране и может поручить своему доверенному лицу (например, супругу) выписать его из квартиры. «Доверенность и заявление о снятии с регистрационного учета необходимо заверить у нотариуса. При оформлении доверенности понадобится только паспорт», — уточнил Шон Бетрозов.
Граждане, находящиеся за пределами России, могут дистанционно выписаться из квартиры. «В этом случае придется заверить заявление в консульстве России или обратиться к нотариусу в стране проживания для оформления доверенности с последующим ее переводом на русский язык и произвести апостиль — процедуру легализации», — добавил адвокат. После этого доверенное лицо может обратиться в МФЦ или отделение МВД и пройти процедуру снятия с регистрационного учета.
Как правильно оформить документ
Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.
Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.
- Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем – название филиала.
- Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
- Дата – так же, как и в приказе.
- Вид документа – «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
- Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
- Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
- Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.
Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.
Важно! Чтобы оформить выписку из приказа, нужно взять фирменный бланк организации.
Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.
Согласно норме, закрепленной в Трудовом кодексе, работодатель должен предъявлять документы, касающиеся деятельности сотрудника, по его письменному заявлению. Делается это в течение трех рабочих дней.
Важно! Основание для предоставления документа – часть 2 статьи 62 ТК РФ.
Строго определённого порядка оформления нет, но есть несколько пунктов, которые обязательно должны быть указаны:
- название предприятия;
- дата;
- место составления;
- подпись ответственных лиц, которые вправе заверять подобные документы.
Выписку можно напечатать, написать от руки, либо отксерокопировать нужный кусок и допечатать на него нужные данные. Самое главное — наличие «живой» подписи уполномоченного сотрудника.
Использовать можно фирменный бланк предприятия или обычный лист. Как правило, кадровые службы компаний выбирают первый вариант, поскольку на бланке уже содержится часть нужной информации.
Чаще всего компании составляют документ в таком виде:
- Полностью копируется шапка, преамбула, номер и дата издания (только вместо слова «Приказ» пишется «Выписка из приказа»).
- Переносится часть текста, в которой содержится запрошенная информация.
- Указывается должность и ФИО человека, который приказ подписывал (сама личная подпись не копируется).
- Далее пишется слово «Верно», ставится дата и подпись удостоверяющего лица (с указанием должности и ФИО).
Цели и задачи выписки из приказа
Выписка из документа это официально оформленный бланк организации, который содержит цитату из ранее изданного оригинального документа, включающую все необходимую информацию по определенному вопросу, и надлежащим образом заверенный ответственными должностными лицами.
Ее главная цель заключается в обеспечении ограниченного доступа к данным, которые могут содержать коммерческую тайну фирмы и обеспечение конфиденциальности.
Например, при поступлении запроса в компанию, о том работает ли в ней определенный человек или нет, в качестве подтверждения нужно отправить соответствующее распоряжение.
Даже если требование исходит от правоохранительных органов, разумнее им предоставить не весь приказ о приеме на работу, а ту часть документа, в которой указаны только Ф.И.О., должность и дата поступления в организацию.
Выписка из приказа о приеме на работу не будет включать информацию об условиях работы и заработной платы, тем более что данные сведения не запрашиваются, и могут составлять коммерческую тайну организации. Также выписка позволяет упростить процедуру предоставления сведения.
Например, приказ может быть размещен на нескольких листах и касаться деятельности всех структурных подразделений, а требуется предоставить информацию только по одному отделу, которому в этом документе, посвящен только один пункт.
В этом случае эффективнее сделать выписку в несколько строчек, чем дублировать все содержимое распоряжения руководства.
Данный документ может быть по основной деятельности или по личному составу. Первая выписка обязательно содержит преамбулу оригинала, а затем следует необходимая цитата.
При составлении второго вида документа, вводная часть приказа опускается, остается только распорядительная часть.
Оформление выписок возлагается на секретарей, делопроизводителей, кадровых работников и других ответственных должностных лиц.
В основном, запросы о выдаче данных бланков поступают от пенсионного фонда, банка, организации, в которой сотрудник работает по совместительству, а также от регулирующих деятельность предприятия органов. В последнее время при заключении договоров и контрактов требуется в качестве подтверждения полномочий руководителя предоставление приказ о его назначении. В этом случае также целесообразней оформлять выписку.
Выписка из приказа на отпуск образец
Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.
[2]
То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.
Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.
Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.
[3]
Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.
Как правильно оформить — примеры
Регламент создания:
- Оформляется на фирменном бланке аналогично приказу с указанием названия организации, реквизитов, местоположения, телефонов и заголовка.
- Указывается место и дата издания, данные оригинала (номер и наименование).
- Дублируется вводная строка первоисточника и фраза «приказываю» в обязательном порядке.
- Отбираются нужные пункты распорядительной части из запроса и переписываются в выписку. Выбранный текст должен быть в точности скопирован из приказа, поправки и дополнения абсолютно недопустимы.
- Заносятся личные сведения сотрудника, чья виза стояла на исходном документе. Роспись его не нужна, на этом месте пишется слово «подпись».
В завершении процедуры сотрудник сверяет оба документа, пишет «с оригиналом сверено», указав дату, подпись, должность, ФИО. Печать предприятия дублируется, как правило, визой руководителя организации.
Какие существуют выписки из приказа
Справки классифицируются подобно приказам и бывают:
- Кадровые – представляют собой выдержки из распоряжений, касающихся персонала: прием на работу, перевод, увольнение, премирование, направление в командировку, предоставление отпуска и т.д. Могут понадобиться для подтверждения трудоустройства, стажа в определенной должности, начисления пенсии, зарплаты, решения трудовых споров, восстановления трудовой книжки, формирования личных дел работников.
- По основной деятельности – могут содержать сведения об учетной политике, реорганизации учреждения, ликвидации, изменении структуры и т.д. Используются для анализа производственных и финансово-хозяйственных процессов учреждения, а также для разработки мер, направленных на их улучшение.
Как правило, документ небольшой по объему. Основной текст включает одно положение, касающееся конкретного вопроса.