Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документовед (6-й уровень квалификации)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже было отмечено выше, в соответствии со ст. 57 ТК РФ применение профессиональных стандартов является обязательным в том случае, если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами «с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений». В этом случае наименование таких должностей (профессий или специальностей), а также квалификационные требования к ним должны соответствовать положениям профстандартов, охватывающих эти виды деятельности.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах
:
- Учет, контроль и хранение различных документов;
- Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
- Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
- Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Какими нормативными актами регламентируется деятельность документоведа
Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. 3.7.
Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
Оказывает методическую помощь ассистентам и преподавателям в овладении педагогическим мастерством и профессиональными навыками. Принимает участие в научно-методической работе кафедры в составе методической комиссии по соответствующей специальности. Принимает участие в развитии и совершенствовании материально-технической базы кафедры.
При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.
Квалификация документовед предполагает, что занимать должность без категории может сотрудник, имеющий высшее профессиональное образование, а требования к стажу не предъявляются. Для получения второй категории необходимо, помимо высшего проф. образования, иметь стаж работы в должности док-да без категории не менее 3 лет.
Осуществляет взаимодействие с кредитными организациями по вопросам размещения временно свободных денежных средств, проведения операций с ценными бумагами, получения кредитов.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах
:
- Учет, контроль и хранение различных документов;
- Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
- Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
- Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Для чего требуется должностная инструкция в компании
В условиях перехода к рыночной экономике возрастает роль работников, осуществляющих оценочную деятельность на объектах, принадлежащих Российской Федерации, субъектам Российской Федерации или муниципальным образованиям.
Как видно, закон вполне допускает работу документоведом без опыта. А при наличии соответствующего стажа можно претендовать на позицию ведущего документоведа.
Основные разделы, которые должен включать документ, — это «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права» и «Ответственность». В зависимости от масштабов организации и намерений руководства добавляют дополнительные разделы, например, «Условия работы», «Взаимосвязи» и др.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих от 29 апреля 2008 года.
Основные требования к документоведу
Действующие квалификационные требования к документоведу предполагают несколько категорий документоведа в зависимости от образования и опыта.
| Документовед I категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет |
| Документовед II категории | Высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет |
| Документовед | Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы |
Как видно, закон вполне допускает работу документоведом без опыта. А при наличии соответствующего стажа можно претендовать на позицию ведущего документоведа.
Для того чтобы успешно справляться с теми обязанностями, которые предъявляются к сотрудникам, необходимо владеть определенной информацией. Должностная инструкция документоведа содержит несколько пунктов, связанных с уровнем подготовки таких специалистов. Это:
- владение нормативными и законодательными актами, распоряжениями, постановлениями, приказами, иными руководящими документами органов, связанных с документационным обеспечением управлением;
- знание порядка планирования, проектирования, технологии деятельности на основе управления;
- применение методов исследования, проектирования, анализа, формирования документационных систем;
- владение основами программирования, методами актуализации баз данных;
- знание основ социальной психологии, социологии;
- использование отечественного и зарубежного опыта в сфере документального обеспечения управления;
- владение основами экономики, трудового законодательства;
- соблюдение правил внутреннего распорядка в организации;
- знание норм и правил охраны труда.
Какие права имеет документовед? Должностные обязанности мы рассмотрели ранее. Теперь подробнее остановимся на правах данной категории сотрудников.
- Данный работник может вносить на рассмотрение руководителя следующие предложения:
- по модернизации деятельности работы, непосредственно связанной с должностными обязанностями;
- о премировании подчиненных, показавших высокий уровень квалификации при выполнении определенных заданий;
- о привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности тех сотрудников, которыми была нарушена трудовая дисциплина
- Документовед может запрашивать от различных структурных подразделений и иных работников компании (организации) любую информацию, которая ему потребуется для осуществления своих прямых функциональных обязанностей.
- Документовед имеет право работать с приказами, распоряжениями, инструкциями, в которых указаны его обязанности и права, а также критерии анализа качества выполнения им своих должностных обязанностей.
- Документовед может изучать проекты решений директора (руководителя) организации, связанные с его деятельностью.
- Документовед имеет право запрашивать у руководителя компании помощи, включая и обеспечение его техническими и организационными условиями и ресурсами для оформления определенных документов, то есть, прямого исполнения своих служебных обязанностей.
Комментарии к должности
Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция документоведа, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).
При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.
Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).
Читать дальше: Наследство после смерти родителей без завещания
Чем занимается документовед? Должностные обязанности этого работника отражены в специальной инструкции. В каждом образовательном учреждении есть такая должность. Подробнее рассмотрим полномочия и обязанности такого специалиста.
Обязанности документоведа
Исходя из этого, возникает вопрос: чем конкретно занимается документовед на предприятии? Если коротко, то организационной работой.
Подготовка документов (тем более строгой отчетности) — это тоже технология. Примерно такая же, как производство деталей для машины. У любого документа есть своя форма. Есть правила его составления. При этом каждый документ должен соответствовать нормативно-правовым актам, то есть быть приведен в соответствие с законодательством. Наконец, цель любой официальной бумаги (приказа, распоряжения) — вовремя проинформировать начальство и сотрудников.
Кроме того, документы имеют свойство устаревать. После этого их следует поместить в архив и должным образом оформить.
Обязанности документоведа таким образом можно перечислить в нескольких пунктах
- Учет, контроль и хранение различных документов;
- Планирование и обеспечение документооборота на предприятии;
- Внедрение передовых систем ведения документации, в первую очередь электронных баз данных;
- Участие в повышении квалификации сотрудников отдела.
Выглядят должностные обязанности документоведа не слишком увлекательно. В этой профессии хватает рутины и того, что принято презрительно называть крючкотворством. Но в действительности от того, чем занимается документовед напрямую зависят сотни процессов — от своевременной передачи распоряжений начальства до закупки нового оборудования и успешного прохождения налоговых проверок.
Квалификационные требования к должности документоведа
Отдельная профессия (должность) документовед предусмотрена, в частности, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). Учтите, что при наличии соответствующего функционала должностная инструкция документоведа должна соответствовать этим документам.
При подборе персонала и определении требований к уровню квалификации работников следует учитывать изменения, внесенные федеральным законодательством.
Здесь предельно точно расписывают по пунктам, какие задачи должен решать документовед. Перечень будет зависеть от величины компании, от того, есть ли в штате другие специалисты с аналогичной должностью. Документовед должен следить за надлежащим оформлением бумаг, их хранением, помогать работникам с упорядочением документации, работать над улучшением организации документооборота компании.
Высшее профессиональное образование и стаж научно-педагогической работы не менее 3 лет, при наличии ученой степени кандидата наук стаж научно-педагогической работы не менее 1 года.
Требования к документоведу
Документовед, должностные обязанности которого включают работу с важной документацией, должен обладать следующими качествами:
- ответственность;
- внимательность;
- аккуратность;
- скрупулезность;
- усидчивость;
- грамотность;
- хорошая память;
- самоорганизованность;
- дисциплинированность;
- коммуникационные навыки.
Кроме того, документовед должен:
- иметь среднее или высшее образование по специальности «Документоведение» или смежным специальностям;
- уметь работать с ПК;
- знать архивное дело;
- знать порядок оформления, классификации и хранения документов;
- иметь опыт работы с документацией.
Основные обязанности документоведа
Ключевые должностные обязанности документоведа сводятся к следующему:
- разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;
- подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
- разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;
- организует внедрение систем ведения документации;
- принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
- участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;
- изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;
- принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
Перечисленные обязанности вполне можно учитывать при составлении или анализе резюме документоведа.
Теперь вы знаете, чем занимается документовед.
Должностная инструкция документоведа
Этот документ в точности определяет должностные обязанности и права специалиста. В нём должны быть перечислены все требования к сотруднику, четко определена зона его ответственности и приведен полный перечень задач. Все эти нюансы могут значительно отличаться в разных организациях, где работают документоведы, поэтому ниже вы можете ознакомиться сразу с несколькими образцами должностных инструкций
:
- Инструкция по работе документоведом в школе
- Инструкция для работы в детском саду
- Должностная инструкция ведущего документоведа
- Должностная документоведа В ВУЗе
Преимущества и недостатки профессии документоведа
Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.
Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.
Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.
К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.
Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.
Для того чтобы успешно справляться с теми обязанностями, которые предъявляются к сотрудникам, необходимо владеть определенной информацией. Должностная инструкция документоведа содержит несколько пунктов, связанных с уровнем подготовки таких специалистов. Это:
- владение нормативными и законодательными актами, распоряжениями, постановлениями, приказами, иными руководящими документами органов, связанных с документационным обеспечением управлением;
- знание порядка планирования, проектирования, технологии деятельности на основе управления;
- применение методов исследования, проектирования, анализа, формирования документационных систем;
- владение основами программирования, методами актуализации баз данных;
- знание основ социальной психологии, социологии;
- использование отечественного и зарубежного опыта в сфере документального обеспечения управления;
- владение основами экономики, трудового законодательства;
- соблюдение правил внутреннего распорядка в организации;
- знание норм и правил охраны труда.