Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое апостиль и почему будет полезно оформить его прямо сейчас». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Апостиль — это форма подтверждения, что некий документ — законный и действующий, а не просто бумажка.
Проще всего понять, что это и как работает, на примере. В разных странах документы, которые выдаются на ребёнка, выглядят по-разному. Если приехать в другое государство с российским свидетельством о рождении, у местных чиновников могут возникнуть вопросы: это вообще легальный документ? у вас в стране правда такие выдают или вы его распечатали на цветном принтере? Но бумагу можно апостилировать — поставить на неё стандартизированный штамп, в котором официальное ведомство укажет: да, это легальный документ, мы такие и выдаём. Тогда чиновник за границей уже воспримет бумагу всерьёз.
Правда, есть нюанс: апостилированные документы признают не во всех странах, а только в тех, которые присоединились к Гаагской конвенции. С другой стороны, список государств, где апостиль работает, немаленький. Так что имеет смысл задуматься, не поставить ли вам нужные штампы на ваши бумаги.
Причём, возможно, сделать это стоит, даже если вы никуда не собираетесь. Апостильный штамп не имеет срока годности, а потому это одноразовое мероприятие. Так что есть смысл разобраться с бумагами прямо сейчас, чтобы было проще, если всё же надумаете переехать. При этом важно понимать: хотя апостиль и ставится бессрочно, сам документ, на который он нанесён, может потерять юридическую значимость. Например, если апостилировать свидетельство о браке и развестись, то потребуется апостилировать уже свидетельство о разводе.
Как выглядит апостиль, можно посмотреть в соответствующем нормативном документеКонвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Шаблон штампа будет в самом конце. Заполняют его на русском языкеФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», хотя могут также сделать это на английском и/или французском (но вряд ли будут).
Что такое апостиль и зачем он нужен
Какие сведения содержит апостиль
Апостилирование оригинала документа или копии возможно только для стран, подписавших в октябре 1961 года Гаагскую конвенцию об использовании апостиля (Apostile) – специального штампа единого размера, подтверждающего юридическую силу документов, выданных в иной стране.
Требования легализации важных свидетельств и справок при помощи апостилирования регламентируются Конвенцией. Согласно требованиям, штамп должен содержать в себе:
-
Наименование государства, в котором проводится процедура.
-
Число, месяц, год совершения операции.
-
Наименование города, в котором осуществляется удостоверение.
-
Название ведомства, осуществляющего проставление апостиля на документах.
-
Фамилия и инициалы должностного лица, осуществляющего процедуру.
-
Должность, которую занимает ответственное лицо.
-
Полное наименование органа, скрепившего справки печатью перед удостоверением штампом Apostile.
-
Номер операции.
-
Подпись человека, являющегося ответственным лицом.
-
Печать организации.
Страны, не признающие апостилирование документов
Ряд государств не принимают подтверждение справок в виде апостилирования. Эти страны не входят в Гаагскую конвенцию. К таким странам относятся:
-
Южный Судан.
-
Сингапур.
-
Бангладеш.
-
Камбоджа.
-
Ватикан.
-
Таиланд.
-
Палестина.
-
Центральноафриканская Республика.
-
Йемен.
-
Сомали.
-
Египет.
-
Алжир и другие.
Понятие легализации документации
Легализация документов дает возможность подтвердить, что бумаги, имеющиеся у россиянина, являются законными, поэтому могут использоваться при взаимодействии с представителями других стран. Она может быть упрощенной или консульской.
Упрощенный вариант используется при посещении государств, присоединившихся к конвенции об Апостиле. Если же приходится посещать страны, которые отказались от использования апостилирования, то оформляется консульская легализация, для чего приходится обращаться в несколько государственных инстанций, представленных консульством, МИД и Минюстом. Апостиль документов можно оформить в одной вышеуказанной организации или других учреждениях, обладающих соответствующими полномочиями.
Если необходимо предоставить документ, выданный одной страной, на территории другого государства, он обязательно должен пройти процедуру легализации. Апостиль — самый удобный формат.
Если между странами нет договоренности, потребуется консульская легализация документа. Это сложный, многоступенчатый и длительный процесс.
Например, в ОАЭ не действует апостиль. Если россиянину необходимо заверить доверенность, которая будет действовать в этой стране, процесс займет не менее трех недель.
- Нужно заверить доверенность у нотариуса в РФ.
- Перевести ее на арабский язык.
- Нотариально заверить подпись переводчика.
- Удостоверить подлинность подписи нотариусов в Министерстве юстиции РФ.
- Заверить документ в консульском отделе Министерства иностранных дел и в Посольстве ОАЭ в Российской Федерации.
Для каких документов нужен апостиль
Апостиль ставят на оригинале документа или на его нотариальной копии. При выборе варианта заверения учитывайте требования получателя в стране назначения.
Документы, для которых потребуется апостиль:
- справка об отсутствии судимости;
- свидетельство о рождении;
- документы об образовании (аттестаты, дипломы);
- документы о браке или разводе;
- выписки из ЕГРЮЛ;
- нотариальные документы;
- судебные акты и решения;
- судебные переводы;
- документы, выданные исполнительными органами власти;
- иные документы государственного значения.
Апостиль на подлинник или на копию документа?
Допустимо поставить апостиль как на оригинал документа, так и на нотариально заверенную копию. Выбор зависит от строгости требований зарубежной организации, где вы будете предъявлять документ.
Апостилировать копию проще, чем подлинник. На нотариальную копию любого документа апостиль проставляет Министерство юстиции. А вот апостилированием оригиналов документов занимаются различные государственные органы — об этом мы расскажем ниже.
Также поставить апостиль на копию можно в любом регионе РФ, но апостилировать оригинал возможно только в том регионе, где он был выдан, даже если вы там больше не живёте.
Апостиль действует всё то время, что действителен документ. Поэтому поставив апостиль однажды на оригинал документа, вы можете в дальнейшем использовать его во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию.
|
Апостиль на подлинник документа |
Апостиль на заверенную копию документа |
|---|---|
|
Подтверждает, что документ выдан тем органом, который указан на документе, и что на нём стоит подлинная подпись |
Подтверждает, что перевод выполнен квалифицированным переводчиком и заверен у нотариуса |
|
Принимают во всех организациях стран-участниц Гаагской конвенции |
Принимают не везде, зависит от строгости требований организации |
|
Апостиль на разные документы делается в различных госорганах РФ |
Все копии заверяет Минюст РФ |
|
Можно поставить только в том субъекте РФ, где был выдан документ |
Можно поставить в любом регионе РФ |
Для каких документов не нужен апостиль?
Апостиль не проставляется:
- на таможенных, коммерческих документах;
- на консульских и дипломатических документах;
- на удостоверяющих личность документах, включая паспорт, военный билет;
- на оригиналах трудовых, пенсионных книжек, водительских удостоверений;
- на неофициальных документах (справки, личная, деловая переписка, внутренние документы организаций и прочее);
- на документах, вызывающих сомнения в подлинности, в том числе печати и (или) подписи, либо подписанных (завизированных) неуполномоченным лицом (органом);
- на поврежденных, нечитаемых документах, а равно содержащих размытую (стертую) печать, подпись;
- на других документах, которые не включены в перечень подлежащих апостилированию.
Рекомендуется заранее уточнять требования к признанию документа. Например, в некоторых странах банковские документы, хотя и относятся к коммерческим, принимаются при наличии апостиля.
- нотариально удостоверенные документы (доверенности, согласия, заявления);
- любые нотариально заверенные копии документов РФ;
- нотариально заверенный перевод документов;
- выписку из российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);
- нотариальную копию российского паспорта и заграничного паспорта РФ (делается не каждым нотариусом);
- нотариальную копию водительского удостоверения;
- документы юридических лиц РФ, заверенные государственным регистрационным органом (уставы, свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет и др.);
- оригиналы документов об образовании (только РФ и СССР) (дипломы, аттестаты, справки и др.);
- оригиналы документов ЗАГС (только РФ и СССР) (свидетельства о рождении, заключении брака и др.);
- документы о трудовом стаже;
- судебные решения с отметкой о вступлении в законную силу.
1. Все документы, выданные государственными органами власти за рубежом:
- судебные решения и постановления;
- документы о трудовом стаже;
- документы юридических лиц, заверенные регистрационным органом (уставы, свидетельства о регистрации, о постановке на налоговый учет и др.);
- оригиналы документов об образовании (дипломы, аттестаты, справки и др.);
- оригиналы документов ЗАГС (свидетельства о рождении, заключении брака и др.).
2. Все документы, выданные зарубежными нотариусами:
- доверенности, согласия, заявления;
- нотариально заверенные копии документов;
- нотариально заверенный перевод документов.
Как поставить апостиль на документ?
Чаще всего для поступления в иностранный ВУЗ требуется заверить школьный аттестат.
В этом случае имейте в виду, что:
Апостиль Департамента образования ставится непосредственно на аттестат, подтверждая подлинность самого аттестата и школы, выдавшей его. Такое апостилирование необходимо, если институт запрашивает оригинал аттестата.
Апостиль Министерства юстиции подтверждает подпись нотариуса, заверившего копию вашего аттестата о среднем образовании.
Сама процедура следующая:
Сначала вы идете в Департамент образования ставить апостиль на оригинал аттестата.
Затем — в нотариальную контору, где заверяете копию апостилированного аттестата.
После этого обращаетесь в бюро переводов, где заверенную копию переводят на язык той страны, куда требуется документ.
Нотариус заверяет перевод и этот документ (заверение) опять переводите на нужный язык.
Если сам документ апостилировать не нужно, то делается апостилирование заверенной копии аттестата. Но нотариусу сразу же скажите, что копия нужна для апостилирования, так как она отличается от обычно заверенной копии.
Апостиль ставится Минюстом, затем в бюро переводов делаете перевод копии на нужный язык и снова заверяете нотариусом перевод.
В принципе — ничего сложного.
На какие документы можно ставить апостиль
Апостиль может ставиться на оригинал документа, его нотариально заверенную копию или даже заверенный перевод. И это тоже зависит от каждой конкретной ситуации. Проставление апостиля на оригинал документа удобно, если он остается у Вас. При этом на всех последующих копиях документа будет отражено, что оригинал документа апостилирован. Так что, если Вам понадобится подавать документ в несколько различных учреждений, достаточно будет поставить апостиль один раз на оригинал и снять необходимое количество копий, что будет гораздо быстрее и дешевле. Но это не универсальное решение.
Во многих случаях требуется, чтобы на предоставляемом документе стоял оригинальный штамп апостиля, а не его копия, так что надо будет сначала сделать нотариально заверенную копию, а потом уже на нее ставить апостиль (очень часто делают именно так). Поскольку суть апостиля состоит в том, что вышестоящий орган заверяет подлинность подписи должностного лица, на оригиналы некоторых документов, таких как справки из банка, справки из БТИ и других, апостиль поставить технически невозможно, потому что нет списков лиц, имеющих право подписи подобных документов, следовательно, их подпись нельзя удостоверить (в отличие от подписей нотариусов, руководителей отделов ЗАГС и т.д.).
Тем не менее, в некоторых ситуациях у Вас могут потребовать именно апостилированные справки. В таких случаях апостиль ставится на нотариально заверенную копию, при этом апостиль удостоверяет подлинность подписи заверившего копию нотариуса. Но Вы все равно получаете именно то, что Вам нужно – справку, заверенную апостилем.
В каких случаях требуется апостиль?
| Для граждан РФ за границей: | Для иностранных граждан в РФ: |
|
|
ВНИМАНИЕ: Если вы планируете релокацию, стоит заранее озаботиться апостилированием стандартного рекомендуемого пакета документов (на себя и супругу/супруга) для полноценного проживания и трудоустройства за границей: документы об образовании (диплом об окончании вуза/магистратуры/аспирантуры, табель-приложение с оценками), свидетельство о рождении на себя и ребенка, свидетельство о заключении (расторжении) брака, справка об отсутствии судимости. Впрочем, если оригиналы документов вы увезли с собой, это не проблема — мы можем удаленно по скану сделать нотариальную копию и поставить апостиль.
Сроки апостилирования?
ВНИМАНИЕ: В связи с ажиотажем стандартные сроки в Минюсте, МВД и ЗАГСе в настоящее время увеличены – от 9-10 рабочих дней. Горят сроки и нет времени столько ждать? Бюро переводов Win-Win выполнит для вас срочный апостиль на документы за 1-2 рабочих дня.
| Документ | Стандартный срок | Экспресс от Win-Win |
| Нот. копия диплома об окончании вуза / магистратуры / аспирантуры / присуждении ученой степени / приложения к диплому с оценками | 9-10 рабочих дней | 1-2 дня |
| Оригинал диплома об окончании вуза / магистратуры / аспирантуры / присуждении ученой степени / приложения к диплому с оценками | 45 рабочих дней | 7-10 дней |
| Нот. копия свидетельства о рождении / заключении (расторжении) брака / смерти | 9-10 рабочих дней | 1-2 дня |
| Оригинал свидетельства о рождении / заключении (расторжении) брака / смерти | 15-20 дней | 1-2 дня |
| Оригинал справки об отсутствии судимости | 9 дней | 1-2 дня |
Варианты апостилирования
Международная документация может быть заверена несколькими вариантами апостилирования. Каждый из них считается законным.
Законодательная и правовая база различных государств имеет особенные требования к заверению документов. Они основываются на критериях, предъявляемых государственными органами, иностранными юрлицами.
Перед тем, как проводить процедуру, стоит уточнить способ заверения.
Всего используются несколько вариантов апостилирования:
- постановка штампа на доверенность в оригинальном виде;
- заверение перевода, выполненного нотариусом (приложение к оригинальному документу на языке составления);
- узаконивание копии, которая была заверена в нотариальной конторе;
- проставление штампа на переводе, выполненном нотариусом (если документ подшит к нотариально заверенной копии).
Если доверенность со штампом нужна срочно, то можно выполнить процедуру в ускоренном режиме. Срочный апостиль имеет аналогичное юридическое действие.
Как проставить апостиль на архивной справке, архивной выписке или архивной копии?
Для проставления штампа «апостиль» на архивном документе вам понадобятся:
- заявление;
-
Документы, удостоверяющие личность
Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации:
- паспорт гражданина Российской Федерации;
- загранпаспорт гражданина Российской Федерации (для лиц, постоянно проживающих за границей).
Документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина (лица без гражданства):
- паспорт иностранного гражданина или иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
- удостоверение беженца;
- свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации по существу;
- свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации;
- разрешение на временное проживание в Российской Федерации (для лица без гражданства);
- вид на жительство в Российской Федерации (для лица без гражданства).
«>документ, удостоверяющий личность заявителя (оригинал при личном обращении, копия при почтовом отправлении);
- документ для проставления апостиля — архивная справка, архивная выписка и архивная копия (документы должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати должны быть отчетливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в Главархиве Москвы);
- информация об уплате госпошлины (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция представляется по желанию заявителя);
- документ, удостоверяющий личность представителя, и нотариально заверенная доверенность, если нет возможности подать документы лично.
Если архивная справка, архивная выписка или архивная копия были подготовлены государственным или муниципальным архивом либо иным органом или организацией, расположенной на территории Москвы, для проставления штампа «апостиль» вам необходимо обращаться в Главное архивное управление Москвы. Сделать это можно лично или по почте.
При личном обращении заявителя — физического лица либо доверенного представителя — прием запросов и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, а также выдача результата осуществляется работником ГКУ «Объединенная дирекция» по адресу: Профсоюзная улица, дом 80. Почтовый адрес: 117393, Москва, Профсоюзная улица, дом 80.
Если документ был выдан на территории другого субъекта Российской Федерации, для проставления апостиля вам необходимо обратиться в уполномоченный в области архивного дела орган исполнительной власти этого субъекта.