Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация денежных средств в кассе организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проводки, отражаемые в бухучете по результатам инвентаризации кассы, отличаются в зависимости от обстоятельств. Если кассир возмещает всю сумму недостачи, отнесите ее к «прочим расходам» и проведите по бухгалтерии в отчетном периоде, когда сотрудник внес деньги в кассу.
Проводки в бухгалтерском учете при недостаче
Проводки:
|
Дебет |
Кредит |
Пояснение |
|---|---|---|
|
94 |
50 |
Обнаружена n-ная сумма недостачи в кассе |
| 73-2 | 94 | Сумма ущерба отнесена на кассира |
| 70 | 73-2 | Сумма удержана из зарплаты кассира или внесена им в кассу добровольно |
Выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона № ФЗ-402).
В бухгалтерском учете расхождения между фактическим наличием денежных средств в кассе организации и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):
- излишек денежных средств, увеличивает финансовые результаты организации;
- недостача денежных средств относится на счет виновных лиц, а если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то списывается на уменьшение финансовых результатов деятельности.
На счетах бухгалтерского учета списание недостачи денежных средств в кассе отражается записями в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) и планом счетов в программе «1С:Бухгалтерия 8»:
- Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 50 «Касса» – в размере выявленной недостачи денежных средств в кассе организации.
- Дт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, признанной виновным лицом или присужденной судом к взысканию;
- Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» (76.2 «Расчеты по претензиям») – в сумме удержания недостачи из заработной платы сотрудника;
- Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – в сумме недостачи денежных средств, если виновные лица не выявлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Издание приказа о проведении инвентаризации
Процедура инвентаризации кассы организации начинается с издания ее руководителем приказа о проведении инвентаризационного мероприятия. Для этого можно использовать как самостоятельно разработанную и утвержденную организацией форму приказа, так и унифицированную форму № ИНВ-22, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Решение об использовании самостоятельно разработанных или унифицированных форм документов необходимо зафиксировать в учетной политике организации. В любом случае такой приказ должен содержать следующую информацию:
- дату начала и дату окончания инвентаризации;
- место проведения инвентаризации;
- участки и объекты, подлежащие проверке;
- причину, по которой проводится инвентаризация (смена кассира, составление годовой бухотчетности, контрольное мероприятие и т.д.);
- состав инвентаризационной комиссии и ее председатель;
- срок сдачи в бухгалтерию материалов по инвентаризации.
Что и где инвентаризуем
Понятно, что главный объект инвентаризации – наличные.
|
Для справки. Наличные – это денежные знаки национальной валюты Украины (банкноты и монеты, в т. ч. разменные, оборотные, памятные монеты, которые являются платежными средствами) (пп. 3 п. 3 Положения № 148). |
Оформление итогов инвентаризации
После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.
Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.
Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.
На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.
Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.
Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).
В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.
Что делать с излишками материалов?
Излишки по результатам инвентаризации могут списываться в производства или продаваться. Не получится полностью всю стоимость выявленных материалов включить в расходы фирмы. Это обусловлено тем, что в НК указывается, что в состав материальных затрат включается только 24% от рыночной стоимости товаров или материалов.
Отсутствуют какие-либо специфические требования к продаже выявленных излишков. Но для предотвращения разногласий с работниками ФНС желательно для этого пользоваться определенной ранее рыночной стоимостью.
В налоговых расходах излишки учитываются по формуле: рыночная стоимость * ставка налога на прибыль. Такой учет излишек при инвентаризации подходит не только к материалам или товарам, но и к другому виду имущества.
Какие документы нужно оформить?
По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.
- При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).
- Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.
- Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.
- Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.
- Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.
Скачать образец объяснительной записки от кассира – word.
Учет недостачи в кассе. Налоги и бухгалтерский учет, № 72, Сентябрь, 2018 /
Недостача средств в кассе предприятия, как правило, выявляется во время инвентаризации (плановой или внезапной).
Внезапные инвентаризации (п. 5 разд. II Положения № 879) — это наиболее распространенный вариант инвентаризационного контроля за наличными в кассе. Такие инвентаризации проводят с периодичностью, установленной специальным приказом о кассовой дисциплине.
Особенность этих инвентаризаций заключается в том, что они являются неожиданными для проверяемого лица. Поэтому и выявить с помощью таких мер недостачу удается значительно чаще, чем при плановой инвентаризации.
Результаты инвентаризации в любом случае оформляются соответствующим актом. Чтобы оформить результаты инвентаризации кассы, составляют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств. Его форма приведена в приложении 7 к Положению № 148.
В случае если по результатам инвентаризации выявлена недостача наличности в кассе, сумма такой недостачи возмещается в соответствии с законодательством.
В частности, сумма недостачи, возникшей по вине кассира, взыскивается с него в полном объеме. Ведь кассир является материально ответственным лицом и с ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 1351 КЗоТ, п. 44 Положения № 148).
Порядок оформления требования о возмещении и собственно взыскании такого возмещения прописан в ст. 136 КЗоТ. Подробно об этом читайте в статье на с. 18 сегодняшнего номера.
Допустим, вы сняли показания счетчиков ККТ. И видите, что наличная выручка на самом деле больше той суммы, что значится в распечатанном отчете. Другими словами, в кассе излишки.
Такие излишки занесите в графы 11 и 14 журнала кассира-операциониста, если вы применяете форму № КМ-4. Проводки здесь будут следующими:
ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 90 субсчет «Выручка»
— отражена выручка, принятая по показаниям счетчиков ККТ;
ДЕБЕТ 50 субсчет «Касса организации» КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»
— признан прочий доход в виде излишка наличных в кассе.
В налоговом учете обнаруженные по кассе излишки покажите в составе внереализационных доходов. Сделайте это на дату, когда примете деньги в кассу организации.
В сроки, установленные руководителем, а также при смене кассиров должна проводиться инвентаризация кассы. При инвентаризации следует руководствоваться Методическими указаниями № 49. Проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую инвентаризационную комиссию, в которую входят представители администрации и различных служб предприятия. В комиссию включается представитель бухгалтерии, но не главный бухгалтер. Инвентаризация кассы проводится, как правило, не реже одного раза в квартал. На предприятии издается приказ о проведении инвентаризации.
По результатам инвентаризации составляются акты по форме № инв-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств» и по форме №инв-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности». При обнаружении излишков или недостач в актах указываются их сумма и обстоятельства возникновения. Акты оформляются в 2-х экз., один из которых направляется в бухгалтерию. Выявленные излишки денежных средств в кассе приходуются и относятся на прочие доходы (Кт сч. 91/1 «Прочие доходы»). Выявленная недостача денежных средств в кассе относится на виновное лицо (Дт сч. 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»).
Пересортица: проводки
Иногда бывает, что в ходе проверки были выявлены как излишки, так и недостающие товары или материалы. Это пересорт, но только в том случае, если материальные ценности одного вида или они находились на ответственном хранении у одного лица. В этом случае разрешается провести так называемый перезачет в бухучете. То есть перекрыть недостачу за счет излишков. Для этого существуют разные проводки.
Пример 1. Стоимость недостающих ценностей оказалась выше стоимости неучтенных ценностей, оказавшихся в излишке. Например, при ревизии склада обнаружено 100 кг риса вместо 150 кг и 200 кг пшена вместо 175 кг. Рис дороже пшена и по весу его недостаток больше, чем излишек пшена. Бухгалтер сделал по итогам инвентаризации такие проводки:
- Дт 94 Кт 41 субсчет «Рис» — стоимость недостающих 50 кг риса;
- Дт 41 субсчет «Пшено» Кт 94 — стоимость лишних 25 кг пшена;
- Дт 41 субсчет «Рис» Кт 41 субсчет «Пшено» — стоимость зачета (разница между стоимостью оприходованного пшена и недостающего риса);
- Дт 94 Кт 41 — списана сумма превышения недостачи над излишками.
Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.
Все эти денежные документы ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.
Инвентаризация кассы для обнаружения излишков
Излишек в кассе обычно выявляют в результате инвентаризации. Сроки и порядки инвентаризации кассы организация устанавливает самостоятельно, но есть три ситуации, когда инвентаризация денежных средств обязательна:
Инвентаризацию можно запланировать, а можно провести внезапно. К первому варианту бухгалтер-кассир может подготовится и устранить все нарушения. А второй вариант обычно вскрывает всю правду. Например, внеплановая проверка может показать, что сотрудник несвоевременно отражает кассовые операции в бухгалтерском учете. Из-за этого остаток кассы на конец дня может быть постоянно недостоверен.
Ограничений не внеплановую проверку нет. Ее можно проводить ежедневно. Поводом могут служить жалобы покупателей, сотрудников и так далее.
Объяснительная записка при обнаружении излишка
Материально-ответственное лицо не может отказаться от предоставления пояснений. Записку сотрудник составляет в свободной форме, где расписывает все обстоятельства и факты, которые привели к образованию излишка.
Объяснительная состоит из двух частей. Первая — фактическая. Здесь описывают сам факт инвентаризации: дату проведения, состав комиссии, сумму излишка.
Вторая часть — пояснительная. Здесь ответственное лицо указывает причины, по которым была допущена недостача. Кассир расписывает сугубо факты, домыслы и предположения недопустимы.
В документе обязательно указывают следующие реквизиты:
Составляют пояснительная записка в двух экземплярах. Каждый экземпляр визирует руководитель. Один экземпляр остается у него, а второй — у кассира.
Результаты инвентаризации являются основными доказательствами при расследовании хищений, поэтому инвентаризационные документы приобщаются к проверочным материалам и уголовным делам. Эти документы дают возможность правоохранительным органам устанавливать факт и сумму недостач и излишков товарно-материальных ценностей.
Способы сокрытия недостач при проведении инвентаризации:
1) занесение в инвентаризационную опись несуществующих товаров (может быть выявлен путем опроса лиц, принимавших участие в инвентаризации);
2) последующая дописка количества товаров в инвентаризационных описях (можно обнаружить путем сопоставления различных экземпляров описей);
3) составление бестоварных расходных накладных;
4) несвоевременное оприходование товаров.
Одним из результатов инвентаризации является наличие излишков товарно-материальных ценностей.
Различают две группы искажений результатов инвентаризации при сокрытии излишков:
1) сокрытие излишков путем искажения данных о фактических остатках материальных ценностей (невключение в опись фактически имевшихся в наличии ценностей путем обмана членов комиссии или по сговору с ними; дописки штрихов, запятых и цифр в графе «количество товаров»);
2) подлоги, совершаемые с помощь искажения книжных остатков:
А) составление из товарных приходных накладных, увеличивающих книжный остаток и соответственно уменьшающих размер излишков;
Б) несвоевременное (досрочное) оприходование ценностей (к товарным отчетам, составленным до инвентаризации, прилагаются приходные документы, поступившие позднее);
В) несвоевременное проведение по отчетности расходных документов.
Способы предупреждения противоправных действий при проведении инвентаризации:
1) до начала фактического снятия остатков у материально ответственного лица необходимо взять подписку о том, что все документы приложены к отчету и у него ничего не осталось;
2) представитель правоохранительного органа удостоверяет своей подписью товарные отчеты и приложенные к ним первичные документы за несколько дней, до проведения инвентаризации.
При выявлении попыток сокрытия излишков сотрудники правоохранительных органов обязаны выяснять причины нарушений, проводить опрос членов инвентаризационной комиссии, выявлять соучастников.
Заключительная проверка качества проведенной инвентаризации состоит из двух частей:
1) проверяется правильность определения остатка в ходе проведения инвентаризации:
А) полнота проверки товарно-материальных ценностей в натуре;
Б) правильность отражения в инвентаризационной описи товаров, предъявленных комиссии;
В) правильность таксировки и подсчетов в инвентаризационной описи;
2) проверяются учетные данные бухгалтерии:
А) правильность указания остатка на начало межинвентаризационного периода;
Б) учтены ли бухгалтерией все приходные и расходные документы;
В) полностью ли учтены нормы естественной убыли;
Г) полнота проведения зачетов недостач и излишков.
Результаты инвентаризации — это самый распространенный способ собирания и закрепления фактических данных, при помощи которых можно не только установить ущерб, нанесенный противоправным деянием, но и получить материалы, которые могут быть доказательством по делу.