Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минтруд уточнил сроки для подачи заявлений на отпуск». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.
Как сформировать график отпусков на 2023 год
В начале декабря нужно заниматься составлением графика отпусков на следующий календарный год. Документ нужно утвердить не позже чем за две недели до начала этого года (ст. 123 ТК). Соответственно, график отпусков на 2023 год нужно утвердить не позже 16 декабря 2022 года.
Перед утверждением надо сформировать график с учетом мнения работников и согласовать его с профсоюзом. Механизм утверждения графика отпусков зависит от того, есть ли у работодателя профсоюз или нет. Когда он имеется, изначально проект графика передается в представительный орган сотрудников (ст. 372 ТК), который не позже 5-ти дней с момента получения документа выносит и передает свое мотивированное мнение. Для дополнительной консультации профсоюз берет еще 3 дня.
Сформированный график подписывается руководителем отдела кадров или иным уполномоченным сотрудником, например, главбухом. Далее график утверждается руководителем компании. Если используется унифицированная форма № Т-7, в ней имеется гриф утверждения документа. Соответственно, в таком случае не нужно издавать отдельный приказ для утверждения графика отпусков.
Когда компания разработала и применяет свою форму графика отпусков и в ней нет грифа утверждения, тогда документ утверждается приказом руководителя. Для внесения изменений в этот график нужно будет издавать приказ об этом.
С графиком отпусков работодатель не обязан знакомить сотрудников, однако целесообразно это сделать и именно под подпись. По данному вопросу есть две противоположные точки зрения.
Согласно первой из них, по законодательству у работодателя нет обязанности знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. Документ — не локальный акт, относящийся к первичной учетной документации по учету кадров, т.е. это организационно-распорядительный документ. Работодатель обязан только извещать сотрудников о предстоящих отпусках по графику не позже чем за две недели до начала этого периода (ч. 3 ст. 123 ТК). Такие же пояснения указаны и в Письме Роструда от 12.07.2012 г. № ПГ/5244-6-1.
Согласно второй из них, график отпусков все же подпадает под определение ст. 8 ТК, соответственно, это локальный акт компании. С документацией, связанной с трудовой деятельностью сотрудника, работодатель должен знакомить его под подпись. В том числе к такой документации относится и график отпусков (ст. 22 ТК). Эта позиция указана также в Письме Роструда от 01.08.2012 г. № ПГ/5883-6-1.
Во избежание возможных претензий рекомендуется знакомить персонал с графиком отпусков под подпись. В графе «Примечание» сотрудник ставит свою подпись — напротив даты его предполагаемого отпуска. Или, как вариант, можно приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором работники указывают дату ознакомления с графиком отпусков и ставят подпись. Когда работник отказывается подписывать ознакомление с графиком отпусков, составляется акт об этом.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Как составить заявление
Законодательно утвержденного шаблона заявления на отпуск нет, но некоторые формулировки или данные важны. Чтобы не отказали, используйте образец, как правильно написать заявление на отпуск в 2020 году.
Заявление пишется на листе формата А4 от руки чернилами синего, фиолетового или черного цвета или печатается с использованием компьютера. Заявление на отпуск должно иметь такую структуру:
- Шапка. В правом верхнем углу указываем Ф.И.О. и должность руководителя. Обычно это генеральный директор (например, генеральному директору ООО «Ромашка» Василькову Д.М.). А также указываем Ф.И.О. и должность составителя.
- Посередине страницы пишем «Заявление».
- Далее идет основной текст с просьбой о предоставлении отпуска. Указывается тип отпуска, дата начала отпуска и количество дней. Если отпуск незапланированный, то указывается его причина.
- В конце ставится дата написания заявления и подпись составителя с расшифровкой.
Заявление на отпуск передается руководителю, который должен его завизировать. Если уйти в отпуск без утверждения, это будет считаться прогулом.
Ведем бухгалтерский учет отпусков
Операции по начислению и выплате отпускных подчиняются принятым законам двойной записи на бухгалтерских счетах. Операции составляются по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с аналитикой по каждому работнику:
| Суть операции | Дт |
Кт |
| Начисление отпускных (в корреспонденции со счетами учета затрат) | 20, 23, 25, 26, 44 | 70 |
| Выдача из кассы, перечисление на счет сотрудника отпускных | 70 | 50, 51 |
Учетной политикой предприятия может предусматриваться формирование резерва предстоящих отпусков: затраты на выплату отпускных в таком случае «накапливаются» с заданной периодичностью и отличаются равномерностью распределения.
Продолжительность ежегодного отпуска
Отпуск предоставляется работникам предприятия на срок не менее 28 календарных дней.
При этом в период отпуска не включаются праздничные дни.
Таким образом, продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска — 28 дней: календарные выходные + рабочие. Дни, выпадающие на общероссийские праздники, не включаются в этот период. Если они выпадают на это время, то отпуск подлежит продлению.
Следовательно, ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет минимум 4 недели.
При этом существуют такие работники, которым полагается:
-
дополнительный отпуск, который предоставляется помимо ежегодного основного отпуска;
-
удлиненный ежегодный отпуск, который предоставляется работнику предприятия на большее чем 28 календарных дней число дней.
Ежегодный отпуск и трудовой стаж
Для возникновения права на ежегодный отпуск необходим трудовой стаж.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.
До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
-
работникам в возрасте до 18 лет;
-
женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
-
работникам, усыновившим ребенка в возрасте до трех месяцев;
-
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
При увольнении денежная компенсация отпуска положена всем и за все отпускные периоды вне зависимости от их продолжительности. Также можно отгулять все неиспользованные периоды отпусков с последующим увольнением, если оно не является следствием виновных действий. Отпуск с дальнейшим увольнением дается по итогам написанного сотрудником заявления и изданного в последующем приказа.
Последним днем отпуска будет числиться день увольнения, а последний рабочий день — рабочим днем перед отпуском. Также можно забрать свое заявление, если отпускной период не начался, и на вакантное в скором будущем рабочее место не успели пригласить нового сотрудника. В случае болезни, настигшей человека во время отпуска, ему положена оплата больничного листа. При этом нельзя на дни нетрудоспособности отпуск увеличить. По окончании срочного трудового договора, когда отпуск не попадает в сроки его действия, уволить работника можно в крайний день отпуска. Выплаты, а также трудовую книжку сотрудник должен забрать до своего ухода в отпуск.
В каком случае нужно писать заявление на отпуск?
ТК устанавливает, что время, в которое работник может пойти на отдых, должно быть зафиксировано в графике отпусков. При этом сам сотрудник за две недели должен быть письменно предупрежден о скором его начале. Закон не устанавливает, должен ли работник писать заявление об отпуске, но во многих компаниях это шаг все еще необходим.
Если работник идет в отпуск строго по графику, то он не обязан оповещать об этом руководство компании и как-либо согласовывать начало отдыха. Следовательно, и заявление в этой ситуации писать не нужно.
Однако есть несколько исключений, когда заявление написать необходимо:
- График отпусков на предприятии не составляется. Однако надо помнить, что это может повлечь штрафные санкции до 50 тыс. руб.;
- Сотрудник поступил на работу только в текущем году, и отсутствует в графике;
- Работник хочет пойти в отпуск в другой день, чем закреплен в графике.
Это объясняется тем, что отсутствие на рабочем месте без согласования с руководством будет считаться прогулом, а также компания обязана рассчитать и перечислить отпускные не позднее 3-х дней до момента отдыха.
Внесение изменений и дополнений в график отпусков
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.
Согласно ст. 124 ТК РФ работодатель обязан продлить ежегодный оплачиваемый отпуск или перенести его на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:
— временной нетрудоспособности работника;
— исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
— в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.
Кроме того, законодательство не ограничивает право работодателя пойти навстречу работнику и предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск в период, не соответствующий графику отпусков.
Пример 4
При составлении графика отпусков в 2013 году работником была заявлена одна дата начала отпуска — 2 июня 2014 года, а по истечении времени он написал заявление о предоставлении ему отпуска совершенно в другое время — с 23 июня 2014 года. В этом случае работодатель не обязан выполнять пожелание сотрудника, т.к. график отпусков обязателен для обеих сторон. Однако если принято решение о предоставлении отпуска по заявлению работника, то в график отпусков необходимо внести изменения на основании приказа.
Кроме того, изменения вносятся при отзыве сотрудника из отпуска (ст. 125 ТК РФ).
В отношении отпусков работников, которые были приняты на работу после того, как график отпусков уже был утвержден, порядок и необходимость внесения таких дополнений действующим законодательством не урегулированы, поэтому работодатель может самостоятельно определить приемлемый вариант.
Пример 5
Новый работник принят на работу в мае 2014 года, и через шесть месяцев он может получить ежегодный оплачиваемый отпуск. Естественно, в графике отпусков на 2014 год его отпуск не учтен, т.к. график составлялся в декабре 2013 года.
В этом случае для отражения данных об отпусках новых работников целесообразно составить дополнительный график отпусков и утвердить его как приложение к основному графику (тем самым дополнив существующий график).
Вместе с тем законодательство не обязывает составлять дополнительные графики, поэтому отпуска новым работникам вполне допустимо предоставлять на основании их заявлений и приказа.
Предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков вне графика
Часто на практике возникают ситуации, когда в силу каких-либо обстоятельств нет возможности четко следовать утвержденному графику отпусков.
Нередки случаи возникновения неожиданной потребности в ежегодном оплачиваемом отпуске со стороны работника. Идя навстречу работнику в подобных ситуациях, работодатель должен четко осознавать, что, принимая заявление о предоставлении отпуска, также необходимо выполнить требования законодательства и произвести оплату отпуска не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
Во многих компаниях сотрудники не имеют возможности использовать ежегодный оплачиваемый отпуск целиком. В данном случае законодательством предусмотрена возможность по соглашению между работником и работодателем разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части. При этом хотя бы одна из частей такого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Когда разделенный по частям отпуск запланирован работником заранее и включен в график отпусков, подобные отпуска предоставляются по общим правилам: работник уведомляется о дате начала отпуска не менее чем за две недели, а отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до начала отпуска. Но иногда доходит до крайности, и работники внепланово просят предоставить один или два дня оплачиваемого отпуска. В этом случае работодатель не обязан выполнять просьбу работника и предоставлять отпуск.
Удлиненные основные и дополнительные отпуска
Помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней статья 115 ТК РФ предусматривает такое понятие, как удлиненный основной отпуск более 28 календарных дней. Удлиненные основные отпуска предоставляются в соответствии с ТК РФ либо иными федеральными законами.
Так, удлиненные отпуска предоставляются:
— работникам в возрасте до 18 лет (такие отпуска составляют 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ));
— педагогическим работникам (продолжительность удлиненного отпуска им устанавливается Правительством РФ (ст. 334 ТК РФ)).
Кроме того, правом на удлиненные отпуска пользуются федеральные государственные служащие государственной гражданской службы (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).
Отпуск работающих инвалидов составляет не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).
Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются (ст. 116 ТК РФ):
— работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
— работникам, имеющим особый характер работы;
— работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
— в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников. Порядок и условия их предоставления определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Пример 14
На основании ст. 119 ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней.
В данном случае законодательство четко устанавливает, что если в трудовом договоре обозначено, что работник принимается на работу на условиях ненормированного рабочего дня, то ему устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 3 календарных дней. Впрочем, работодатель в локальном нормативном акте компании может предусмотреть и большую продолжительность такого отпуска, т.к. согласно ст. 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается.
Обратите внимание, что перечень должностей работников, для которых определен ненормированный рабочий день в соответствии со ст. 101 ТК РФ, должен быть установлен коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников (обычно правилами внутреннего трудового распорядка).
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.
Пример 15
Сотрудница, кроме основного отпуска продолжительностью 28 календарных дней, имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 3 календарных дня за ненормированный рабочий день. Следовательно, общая продолжительность отпуска составит 31 календарный день.
По соглашению с работодателем она разделила отпуск в графике отпусков на два периода: 15 дней — в июне 2014 года и 16 дней — в августе 2014 года. В результате в июне 2014 года работница использует 15 календарных дней основного оплачиваемого отпуска, а в августе 2014 года — 13 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 3 календарных дня дополнительного оплачиваемого отпуска.
В отношении ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, следует отметить, что при предоставлении указанного дополнительного отпуска учитывается только фактически отработанное время в соответствующих производствах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 121 ТК РФ).
При этом в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности (п. 12 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20).
К сведению. Напоминаем, что в ст. 139 ТК РФ Федеральным законом от 02.04.2014 N 55-ФЗ внесены изменения в части размера среднемесячного числа календарных дней, используемого при расчете отпускных выплат. Таким образом, с 02.04.2014 оно составляет 29,3 (прежде — 29,4).
Дополнительный отпуск: особенности
Не каждый работник может рассчитывать на отпуск дополнительного вида. Его могут получить отдельные категории сотрудников:
- Трудящиеся на предприятиях с вредоносными условиями труда, опасными для жизни.
- Ведущие деятельность в карьерах и шахтах.
- Находящиеся в условиях Крайнего Севера.
- Работающие в зоне радиоактивного заражения.
Дополнительное ежегодное увольнение формируется законодательством или руководителем предприятия. В первом случае отпуск предоставляется с учетом требований ТК РФ. Во второй ситуации руководитель действует с учетом условий производства и своей финансовой базы. Если длительность основного отпуска не может быть менее двадцати восьми дней, то срок дополнительного отпуска зависит от категории работы. Эти данные подробно отражены в таблице.
| Рабочая специальность | Количество календарных дней на дополнительный отпуск |
| Лица, трудящиеся на опасном или вредном производстве | от 7 |
| Люди, находящиеся на государственных службах | Рассчитывается с учетом стажа, выслуги лет и совершения конкретных действий |
| Трудящиеся граждане с ненормативным рабочим графиком | от 3 |
| Граждане, трудящиеся на Крайнем Севере | 24 |
| Работники, трудящиеся в условиях, приравненных к Крайнему Северу | 16 |
| Работники, находящиеся в остальных районах Севера | 8 |
Рассчитать выплаты на дополнительный отпуск несложно. Для этого стоит рассмотреть реальный пример. Василий решил уйти в законный отпуск в октябре 2016 года. Он работал обычным техником на небольшом предприятии. Работнику положено было отгулять 28 дней, но так как он собирался уехать в другую страну на отдых, то написал заявление и на дополнительный отпуск.
Законодательная база вопроса
Согласно ст.114 ТК РФ труженикам любого предприятия, невзирая на форму собственности оного, дано право на отдых в порядке определенном нормами закона.
При этом в связи с тем, что работники не могут отсутствовать в компании в полном составе в одно и то же время, а также с целью учета специфики хозяйственной деятельности отдельно взятого учреждения, законом определено правило, позволяющее равноценно распределить периоды освобождения от трудовых обязанностей в отношении всех рабочих учреждения без ущерба для производственного процесса посредством оформления графиков очередности.
Так в рамках ст.123 ТК РФ в каждой организации до конца года оформляется своеобразный план отдыха на последующие 12 месяцев для всех сотрудников с учетом их круга обязанностей, принадлежности к льготным слоям населения, а также специфики компании. Оговоренный план утверждается руководством и председателем профсоюза, который собственно и контролирует соблюдение прав тружеников, а также отстаивает их интересы в случае возникновения спорных ситуаций.
Может ли ИП уйти в отпуск
Индивидуальные предприниматели работают сами на себя. Они работодатели и работники в одном лице. Поэтому они не способны сами себя приказом отправлять в отпуск, принимать на работу, увольнять с нее и так далее. Документально оформить отдых не получится.
Но это не значит, что бизнесмен не вправе брать паузу в работе. Каждый человек имеет право на отдых, в том числе и ИП. Но в этом случае все не так строго, как у наемных сотрудников. Предприниматель сам решает, когда и насколько ему уходить в отпуск.
Главное, чтобы отдых не навредил собственному делу. К примеру, если бизнес только начинающий, приносит немного прибыли, то отпуск способен существенно ухудшить положение. Если же предприниматель уже успешен, его детище активно развивается, имеет крупный оборот, то месяц отдыха не помешает. Но на время отпуска следует подобрать доверенное лицо для ведения дел.
Важно! Предприниматель вправе отдыхать любое время, но это не отражается на размерах обязательных взносов в фонды. Они должны быть уплачены в полном объеме.
Отдельно стоит сказать о декретном отпуске. ИП, конечно, вправе уйти в него в любой момент и на любой срок, но только если не претендует на декретные пособия. Если же бизнесмен вносил в ФСС добровольные взносы, ему полагается материальная помощь и предоставление отдыха — 140 дней при нормальной беременности, 156 дней — при осложненной и 194 дня — при многоплодной.
Отпуск «по соглашению сторон»
Если в графике отпуск конкретного работника не запланирован1 (например, когда он первый год работает в этой организации и данный документ был составлен до его трудоустройства в эту организацию – см. Схему 2), то необходим иной документ, однозначно фиксирующий волю как работника, так и работодателя. Таковым является заявление работника о предоставлении отпуска с положительной резолюцией на нем руководителя организации2.
Образец заявления о предоставлении отпуска и комментарии относительно его реквизитов и текста смотрите в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск: когда и сколько гуляем?»
Наличие на заявлении визы согласования с непосредственным руководителем работника, желающего уйти в отпуск, не является обязательным с точки зрения законодателя. Но с позиции здравого смысла это необходимо: тогда перед принятием решения руководитель организации будет видеть не только желание работника, но и оценку возможности его отсутствия руководителем среднего звена, в зону управления которого входит участок работы желающего уйти в отпуск. При этом виза непосредственного руководителя по сути одновременно означает, что он берет на себя ответственность за согласованность таких моментов, как изменение графика работы или сменности, перераспределение обязанностей.
Далее оформляется приказ о предоставлении отпуска (Пример 4). Он всегда одинаков:
- и когда отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков,
- и когда это делается на основании положительной резолюции руководителя на заявлении работника.