Как я использую личное авто в служебных целях и получаю за это компенсацию

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как я использую личное авто в служебных целях и получаю за это компенсацию». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта.

Определяем размер компенсации.

Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.

При определении размера работодатели руководствуются:

1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;

• мотоциклы – 600 руб.

2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563.
Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:

• легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

• легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;

• мотоциклы – 1 200 руб.

В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;

• времени использования личного транспорта в служебных целях;

• объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).

При учете расходов ⇓

• Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
• Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
• Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
• Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
• Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

В каких ситуациях компенсационные суммы облагаются НДФЛ?

Теперь поговорим о налогах. Вся прибыль, которую получают физические лица, в том числе сотрудники предприятий, облагается налогом на доходы физических лиц. Освобождаются от налогообложения все типы предусмотренных трудовым законодательством компенсаций.

То есть необлагаемая сумма та, которую указали в договоре об использовании личного автомобиля в служебных целях. При этом должна быть документация, подтверждающая принадлежность эксплуатируемого транспортного средства налогоплательщику. Также при помощи документов нужно будет подтвердить фактическую эксплуатацию транспортного средства для интересов предприятия и сумму растрат, с ней связанную.

Но ни в трудовом, ни в налоговом законодательстве не содержится:

1. Перечень документации, которой можно подтвердить эксплуатацию собственного транспортного средства.
2. Положения, которые запрещают руководителю предприятия возместить сотрудникам растраты, понесенные в ходе выполнения трудовых обязательств.

Отсюда следует, что руководитель предприятия может сам создать правила определения необлагаемых компенсационных выплат для сотрудников, использующих личный автомобиль в служебных целях, предусмотрев самостоятельно их размер.

Если для работы сотрудники предприятия используют личные автомобили, то компенсации за это не облагаются налогом, но при следующих условиях:

• использование транспорта и компенсация письменно зафиксированы (составляется отдельное соглашение или это предусматривает трудовой договор);
• работники предоставили документы на авто (свидетельство о регистрации, ПТС);
• организацией оформляются маршрутные листы.

Когда необходим путевой лист?

Многие бухгалтеры задают вопрос: «Необходим ли путевой лист при компенсационных выплатах за эксплуатацию собственного транспортного средства?». При этом всем известно, что такой лист принуждает заполнять Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», запрещающий перевозки багажа, груза, пассажиров общественным транспортом (автобусы, троллейбусы, трамваи), легковыми и грузовыми машинами без составленного путевого листа на надлежащий транспорт, как в приказе об использовании служебного автомобиля в личных целях. Путевой лист входит в перечень необходимых документов для эксплуатации автомобиля, принадлежащего юридическому лицу.

Что говорит нам транспортное законодательство об этом? Без путевого листа не обойдутся учреждения и предприятия, использующие транспортные средства для перевозок пассажиров и грузов. Если автомобиль эксплуатируется лицом для собственных нужд, то необходимости в составлении такого листа нет, как это предполагается в вышеуказанных нормативных актах для юридических лиц и предпринимателей, использующих транспортные средства.

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Вариант первый — аренда автомобиля у работника

Транспортное средство можно арендовать как с экипажем, так и без него. В первом случае сотрудник, предоставивший работодателю свой автомобиль в аренду, сам управляет им и следит за его техническим состоянием (ст. 632 ГК РФ). Именно арендодатель в течение всего срока действия договора аренды обязан поддерживать машину в надлежащем состоянии, осуществлять ее текущий и капитальный ремонт и предоставлять необходимые принадлежности (ст. 634 ГК РФ).

При передаче автомобиля в аренду без экипажа управлением и его технической эксплуатацией занимается арендатор, то есть работодатель (ст. 642 ГК РФ). Он же должен проводить текущий и капитальный ремонт и поддерживать автомобиль в надлежащем состоянии (ст. 644 ГК РФ).

По умолчанию затраты на покупку топлива, смазочных и других расходных материалов несет арендатор. Это правило действует при аренде автомобиля как с экипажем, так и без него (ст. ст. 636 и 646 ГК РФ).

Вместе с тем расходы на приобретение горюче-смазочных материалов могут быть возложены и на арендодателя. Такое условие необходимо отдельно предусмотреть в договоре аренды.

Стороны вправе также самостоятельно определить и зафиксировать в договоре, кто из них обязан застраховать транспортное средство и автогражданскую ответственность, то есть приобрести страховой полис ОСАГО. Если такое распределение не предусмотрено, то при аренде автомобиля с экипажем расходы на страхование несет арендодатель, без экипажа — арендатор (ст. ст. 637 и 646 ГК РФ).

Таблица. Учет расходов по эксплуатации арендованного автомобиля и их распределение между сторонами договора

 Вид расхода

 Аренда транспортного средства 

 С экипажем 

 Без экипажа 

 Кто несет 
 расходы 

 Признаются ли в 
 налоговом учете 
 арендатора 

 Кто несет
 расходы 

Признаются ли в
налоговом учете
 арендатора 

Расходы на 
текущий 
ремонт 

Арендодатель 
(ст. 634
ГК РФ) 

Нет, так как 
производятся 
арендодателем 

Арендатор 
(ст. 644
ГК РФ) 

Да (п. 2
ст. 260 НК РФ) 

Расходы на 
капитальный 
ремонт 

Арендодатель 
(ст. 634
ГК РФ) 

Нет, так как 
производятся 
арендодателем 

Арендатор 
(ст. 644
ГК РФ) 

Да (п. 2
ст. 260 НК РФ) 

Расходы на 
приобретение
ГСМ 

Арендатор 
 (ст. 636
ГК РФ) 

Да, кроме случаев, 
когда по договору 
они возложены на 
арендодателя 
(пп. 5 п. 1 ст. 254
и пп. 11 п. 1
ст. 264 НК РФ) 

Арендатор 

(ст. 646
ГК РФ) 

Да, кроме 
случаев, когда 
по договору они
возложены на 
арендодателя 
(пп. 5 п. 1
ст. 254 и 
пп. 11 п. 1
ст. 264 НК РФ) 

Расходы на 
техническое 
обслуживание

Арендодатель 
(ст. 634
ГК РФ) 

Нет, так как 
производятся 
арендодателем 

Арендатор 
(ст. 644
ГК РФ) 

Да (пп. 11
п. 1 ст. 264 
НК РФ) 

Расходы на 
приобретение
полиса ОСАГО

Арендодатель 
 (ст. 637
ГК РФ) 

Да, если по 
договору они 
возложены на 
арендатора (п. 1
ст. 263 НК РФ) 

Арендатор 

(ст. 646
ГК РФ) 

Да, кроме 
случаев, когда 
по договору они
возложены на 
арендодателя 
(п. 1 ст. 263
НК РФ) 

Расходы на 
добровольное
страхование 
автомобиля 
(каско и 
др.) 

Арендодатель 
 (ст. 637
ГК РФ) 

Да, если по 
договору они 
возложены на 
арендатора (пп. 1
п. 1 ст. 263 НК РФ)

Арендатор 

(ст. 646
ГК РФ) 

Да, кроме 
случаев, когда 
по договору они
возложены на 
арендодателя 
(пп. 1 п. 1
ст. 263 НК РФ) 

Оплата труда
водителя 
автомобиля и
других 
членов 
экипажа 

Арендодатель 
 (ст. 635
ГК РФ) 

Да, если по 
договору они 
возложены на 
арендатора (ст. 255
и пп. 11 п. 1
ст. 264 НК РФ) 

Арендатор 
(ст. 645
ГК РФ) 

Да (ст. 255 и 
пп. 11 п. 1
ст. 264 НК РФ) 

 -------------------------------- 
 В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок
распределения указанных расходов. 

Стороны договора самостоятельно устанавливают размер арендной платы. Однако в случае ее искусственного завышения налоговики, проверяя арендатора, могут посчитать плату экономически необоснованной и исключить ее из расходов. Размер арендной платы можно определить исходя из стоимости транспортного средства и срока полезного использования автомобиля, имеющего аналогичные характеристики.

Примечание. Не следует чрезмерно завышать размер арендной платы за пользование автомобилем работника. Он должен быть сопоставим с суммой амортизации, начисленной по автомобилю с аналогичными характеристиками.

Налог на прибыль. Организация, арендовавшая автомобиль работника, вправе признать в налоговом учете арендную плату (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), а также расходы на приобретение ГСМ и других расходных материалов (пп. 5 п. 1 ст. 254 и пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

За личное пользование служебным автомобилем надо заплатить НДФЛ

Ответ:

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен, но вы можете предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи транспортного средства.

Если сразу при приеме на работу вы желаете разрешить генеральному директору использовать служебную машину в личных целях, то в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия:

• возможность использовать служебный автомобиль в личных целях и условия его использования (например, запрет выезда за пределы города и другие);
• характеристики автомобиля (в частности, марку, государственный номер);
• порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке с вашей стороны);
• срок, в течение которого генеральный директор может использовать свой служебный автомобиль в личных целях;
• порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Если генеральный директор уже работает у вас и вы решили предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, то заключите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и отразите в нем все указанные выше условия (ст. 72 ТК РФ).

Приказ о выплате компенсации за использование личной машины

Для начисления и выплаты компенсации мало получить заявление от работника. Руководитель компании должен издать соответствующий приказ. Такой документ составляется в произвольной форме с учетом всех обязательных реквизитов.

Неотъемлемой частью приказа является его номер и дата.

После этого записывается, на основании чего составлен приказ. Чаще всего здесь прописывается статья 188 ТК РФ и реквизиты трудового договора или дополнительного соглашения к нему.

Далее по пунктам, подробно нужно записать общую суму компенсации в месяц. Какая машина используется в работе и ее основные характеристики. По каким именно расходам начисляется компенсация. В какой день производится выплата и на каких условиях.

Внизу ставится подпись директора, сотрудника бухгалтерии и самого работника.

Пример соответствующего расчета

Примером подлежащей выплате компенсации может служить такой расчет.

Предприятие ООО «Ареал», специализирующееся на торговле, заключило с сотрудником предприятия соглашение об использовании его транспорта в июне 2020 года. За этот месяц фактически транспортное средство эксплуатировалось двенадцать дней. Так как объем двигателя автомобиля превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.

Расчет производится следующим образом:

1. Расчет ежедневной компенсации:

3 000 рублей / 22 рабочих дня = 136,37 рублей.

2. Расчет суммы выплаты по итогу месяца:

136,37 рублей × 12 дней эксплуатации = 1 636, 44 рублей.

Договор аренды личного автомобиля

При заключении такого договора нужно учесть, что оформляется он только как без экипажа (работник передает машину без услуг водителя).

При оформлении аренды имеются такие стороны выгоды и недостатков:

Размер денежных средств для выплат, предоставляемых работнику

Законодательством установлены нормы компенсации за использование личного транспорта. Они учитываются не только для определения размера выплат, но и для расчета налоговой базы (суммы прибыльного налога или налога единого типа). При этом по факту выплаты могут производиться в большей сумме, чем установлено расчетами.

Максимальный размер выплачиваемой за использование личного транспорта компенсации установлен Постановлением российского Правительства № 563 от второго июля 2013 года. Согласно установленным нормам, для автомобилей легкового типа определены следующие лимиты:

1. Если объем двигателя не превышает двух тысяч кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет две тысячи четыреста рублей.
2. Если объем двигателя превышает две тысячи кубических сантиметров, максимальная сумма выплат составляет три тысячи рублей.

Если речь идет об использовании личного транспорта грузового типа, который привлекается для решения задач производственного характера, максимального размера выплачиваемой суммы нет. Подлежащий выплате размер компенсации определяется сторонами в соглашении о привлечении автотранспортного средства. Начисление договорной суммы необходимо подкреплять первичными расходными документами, подтверждающими суммы затрат собственника на эксплуатацию средства передвижения.

Это зависит от источника финансирования организации:

Похожие записи:

• Чек лист финансового директора
• Информация о количестве мигрантов в РФ
• Когда ФСС выплачивает деньги за больничный?